Assistant de Direction

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Le GHT « Les Collines de Normandie », en place depuis juin 2016, rassemble trois établissements sur 4 sites : - Le CH « Jacques Monod » de Flers (Orne), établissement support : 480 lits et places, 1000 agents ; - Le CH de Vire (Calvados) : 400 lits et places, 600 agents ; - Le CHIC des Andaines (La Ferté-Macé-Domfront - Orne) : 500 lits et places, 550 agents. LE POSTE : - Missions et activités principales : Missions d'assistante de direction et affaires générales du site : - Accueil physique et téléphonique - Gestion des agendas du CODIR en lien avec les autres secrétariats de direction - Gestion des mails (dont suivi des réponses aux demandes des autorités de tutelle) avec rôle de régulateur pour les mails envoyés « A tous » - Gestion du courrier du bâtiment de la Direction (ouverture et diffusion aux différents interlocuteurs) - Saisie et diffusion des tableaux de garde des Administrateurs de garde - Gestion des réservations (véhicules, salles de réunion, matériel informatique) - Organisation des instances et des réunions - Rédaction et diffusion de notes d'informations - Frappe de courriers, préparation de dossiers et power-points - Rédaction de procès-verbaux de réunions et de comptes rendus d'entretiens - Classement/Archivage/Photocopies/Reliures - Mise à jour du site de la FHF pour le site de Vire - Suivi de certaines conventions Organisation et préparation des instances pour le site de Vire (Conseil de surveillance et directoire) : - Réservation et préparation des salles d'instance - Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers/documents, en lien avec le Directeur général, le président et le secrétaire de l'instance, en veillant au respect des délais règlementaires - Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances et des délibérations du Conseil de surveillance Organisation et préparation des réunions de dialogue social, de la F3SCT, du CSE et de la CSIRMT : - Réservation et préparation des salles d'instance - Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers/documents, en lien avec le président et le secrétaire de l'instance, en veillant au respect des délais règlementaires - Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances - Mise à jour du tableau des actions à mener (F3SCT et CSIRMT) - Organisation des groupes de travail le cas échéant Missions relatives aux relations avec les usagers et à la qualité - Réception et gestion des demandes de dossiers médicaux en lien avec le Médecin DIM - Gestion des contentieux - Déclaration des sinistres auprès de la BEAH/RELYENS - Réception et participation à la gestion des plaintes et réclamations en lien avec la Direction Qualité - Participation au suivi de certaines conventions - Saisie des questionnaires de satisfaction de le logiciel Sphinx Secrétariat du PCME - Organisation de réunions et rdv pour le PCME et le vice PCME - Aide à la rédaction de documents PROFIL RECHERCHÉ : Rigueur et sens de l'organisation Discrétion, respect du secret professionnel, loyauté Disponibilité et adaptabilité Qualités relationnelles et sens de l'écoute Aptitude à rédiger Maîtrise des outils bureautiques Autonomie - Modalités d'exercice : Poste à 100%, sur le site de Vire - Base 35H00 Poste vacant