Adjoint administratif au Pool secrétariat

Descriptif Activités Présentation du service : Le POOL permet d'assurer le remplacement de manière efficiente d'une secrétaire médicale en arrêt (priorité 1), en congés, ou sur un temps de formation pour garantir une continuité de service et une permanence des soins pour les patients. Les secrétaires du POOL peuvent être sollicitées dans le cas de renfort pour des services en difficulté, retard de frappe, aide à la numérisation Activités principales et compétences requises Gestionnaire d'informations médico-administratives au sein du pôle, la secrétaire médicale participe et contribue au parcours des patients et de leurs proches, en lien avec les professionnels médicaux, soignants, et administratifs. Elle traite, organise et coordonne ces informations de telle sorte que chaque intervenant dispose de la bonne information au bon moment. Elle met en uvre la vigilance nécessaire pour garantir la qualité de la gestion des données médico-administratives. Missions générales : - Accueil physique et téléphonique du patient et des usagers des services. - Prise de RDV (consultations, hospitalisations, chirurgies, examens, etc) - Préparation des dossiers d'hospitalisation, suivi dossiers, classement et archivage - Frappe des courriers de consultations, d'hospitalisations et opératoires. - Préparation des documents de sortie (ordonnance, arrêt de travail, certificat, PMT,) - Gestion des plannings médecins. - Suivi du codage d'actes dans son champ de compétences. - Gestion du courrier. - Travail en collaboration avec différents intervenants. - Numérisation de documents. - Vérification et saisie des PMT avant validation médicale. - Collaboration à la programmation d'interventions + rappel des patients avant intervention (consignes pré-opératoires et vérification de l'absence de contre-indications à l'intervention chirurgicale). - Copie de dossier lors de saisie/réquisition ou communication au patient en collaboration avec la direction des relations avec les usagers. Conditions de travail - Travail de jour : amplitude 8h/17h (à adapter selon besoin de service) Diplômes requis : - BAC +2 - BAC SMS ST2S - BTS Particularités du poste : Doit s'adapter rapidement et de manière efficiente. Formation planifiée dans chaque service en amont. Rotation dans les services à des rythmes réguliers. Pas de planning fixe établi, tant sur les repos que sur les horaires. Affectation connue tardivement, parfois la veille, exceptionnellement le jour-même. Peut-être amenée à avoir des missions sur sites extérieurs (DESANDROUINS, ST MIHIEL, MONTMEDY) Vaccination Hépatite B obligatoire