Secrétaire pour l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (Vierzon)

Descriptif Le Centre Hospitalier de Vierzon, membre du Groupement Hospitalier de Territoire du Cher (18) est situé à 1 heure de Tours et d'Orléans, 30 min de Bourges et 2h de Paris, et a une capacité de 490 lits. Facilité d'accès grâce à un réseau ferroviaire bien desservi et aux plusieurs autoroutes passant par Vierzon. Le CH de Vierzon dispose de : - 5 pôles de soins répartis sur deux sites : O Pôle Médecine, de 60 lits et places O Pôle CAFE (Chirurgie, Anesthésie, Femme, Enfant) de 62 lits et places O Pôle Urgences, dont 4 lits d'UHTCD O Pôle Médicotechnique O Pôle SSR-EHPAD-USLD de 348 lits et places + un plateau technique de rééducation - Une pharmacie à usage intérieur - Un IFSI/IFAS Institut de Formation en Soins Infirmiers/d'Aide-Soignant Le CHV recherche une Secrétaire à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers. MISSIONS GENERALES - Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.) - Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) - Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Prise de rendez-vous / gestion des agendas - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) MISSIONS SPECIFIQUES - Accueil physique des différents publics (apprenants, intervenants ) les lundis, mercredis et vendredis - Tri et répartition du courrier entrant - Gestion des appels téléphoniques : réception, traitement, traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques reçus sur la boite générique de l'institut les lundis, mercredis et vendredis - Gestion des épreuves de sélection à l'entrée en formation IDE et AS : - Mise à jour des dossiers d'inscription à la sélection (voie professionnelle continue) en lien avec l'évolution de la réglementation - Enregistrement des dossiers d'inscription - Organisation de la sélection (convocation des candidats, des jurys, préparation des salles, préparation des documents) - Saisie des notes - Envoi des courriers de réponse - Gestion des listes - Gestion administrative des dossiers - Préparation des dossiers - Tri des différents documents et orientation vers le professionnel de l'institut en charge de leur traitement (certificats de vaccination et d'aptitude, documents de stage...) - Enregistrement des données administratives dans le logiciel FORMEIS - Vérification de l'attestation CVEC - Enregistrement des chèques d'inscription à l'université - Suivi de l'enregistrement des chèques par la régie - Classement des documents (courriers, feuilles de stages, évaluations, certificats) - Enregistrement des absences dans FORMEIS après information des formateurs référents - Archivage des dossiers administratifs et pédagogiques en fin de formation - Gestion des stages - Actualisation de l'alternance cours-stages - Envoi des demandes de stages - Enregistrement des réponses aux demandes de stage dans le logiciel FORMEIS - Edition des conventions et courriers - Préparation des documents de stage (feuilles de compétences, feuilles d'horaires) - Envoi à la blanchisserie du Centre Hospitalier de Vierzon la liste des étudiants en stages avec les services d'affectation et taille des tenues professionnelles (au minimum 2 semaines avant le début de stage) - Enregistrement des horaires après vérification par les formateurs référents - Enregistrement des feuilles de stage après validation par le formateur référent - Rédaction des courriers de sorties de stages - Edition mensuelle des frais de déplacement - Edition mensuelle des indemnités - Gestion de la certification dans le respect de la procédure rédigée par la DREETS - Inscription des élèves et étudiants sur la base de données de la DREETS - Contrôle de la complétude des dossiers - Enregistrement des notes sur la base de données - Envoi des dossiers. - Déclaration des accidents de travail ou de trajet sur le site de la CPAM SAVOIR-FAIRE REQUIS -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer en face -à - face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) SAVOIR-ETRE REQUIS -Capacités relationnelles - Sens du travail en équipe - Rigueur - Sens de l'organisation - Initiative dans le respect des limites de son champ de compétences - Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle - Utilisation d'un langage et d'un vocabulaire professionnel - Souci de perfectionnement - Etre capable de rechercher les informations dans les documents mis à disposition FORMATIONS REQUISES - Secrétariat et gestion administrative - Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)