Secrétaire médicale - Cardiologie

Descriptif Statut : CDD/CDI/ titulaire de la fonction publique hospitalière Catégorie :B Organisation du travail : - Poste à temps plein - Horaires : 9h-17h - Repos fixe - Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service Lieu de travail : Pôle Ville Hôpital Service cardiologie Déplacements liés à la fonction : oui x non q Suppléance (le cas échéant) : non Le service de cardiologie a pour mission principale le diagnostic, le traitement, le suivi et la prévention des pathologies cardiovasculaires. Il prend en charge des patients à différents stades de gravité, allant des urgences vitales aux soins de réadaptation. Missions spécifiques du poste · Missions principales - Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs - Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers de consultations et d'hospitalisation - Gérer les dossiers des patients - Classer les divers documents - Enregistrer les entrées et les sorties - Sortir les dossiers médicaux · Missions spécifiques en lien avec la qualité Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances S'impliquer dans les projets du service et de la direction Déclaration des EI · Autres missions spécifiques - Collaborer avec les agents du P.A.E. - Saisir les R.U.M. - Programmer les bilans - Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus d'hospitalisation et de consultation) dans les délais règlementaires · Fonction d'encadrement Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service Activités · Accueil physique et téléphonique des patients, des familles · Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité · Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites, conférences et événements...) · Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) · Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles · Prise de notes, frappe et mise en forme des documents · Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) · Tenue à jour du dossier patient · Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) · Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance · Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI. Risques professionnels - Risques psychosociaux : stress lié à la charge de travail, et aux situations complexes de soins. - Risques de troubles musculosquelettiques (TMS) : liés au travail sur les écrans et à l'archivage (port des dossiers de soins - Risque de troubles visuels Compétences (Issues du répertoire des métiers de la FPH) - Savoir faire Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers - Savoir être Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison) Savoir adapter son langage en fonction de l'interlocuteur Avoir une facilité de mémorisation Analyser les situations et l'urgence, Avoir le sens des responsabilités Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail Avoir le sens de l'organisation Etre rigoureux et dynamique Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées Comprendre et transmettre le message Respecter le secret professionnel Avoir le sens de l'accueil et du service public Avoir une bonne présentation Etre courtois et diplomate S'avoir s'exprimer, écouter, et rester discret Etre disponible PROFIL RECHERCHÉ · Diplôme requis : - BAC science médico-sociale - BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat - Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : · Connaissance de la bureautique · Connaissance de l'environnement médical