Secrétaire du Service REDD

Descriptif Organise les réunions pour les ingénieurs du service REDD Gestion des données des consommations et de dépenses énergétiques de l'AP-HP dans le cadre des marchés centraux Réalise le relevé de conclusions de la réunion de service hebdomadaire du REDD, des travaux de bureautique au format institutionnel (courriers, rapports, notes, comptes rendus, diaporamas, etc...), Répond au téléphone, renseigne les interlocuteurs, prend les messages, Traitement du courrier papier et numérique (réception, enregistrement, distribution, envoi), Gestion des salles de réunions pour le service REDD via l'outil informatique, des visio-conférences du service REDD (mise en service, gestion des habilitations...), des déplacements du service (ordres de missions, notes de frais) pour le service REDD, du planning des congés du service REDD, de formations centralisées, de visites ou déplacements centralisés, des entretiens d'évaluation du service REDD, Traitement dans SAP de commandes, devis et factures du service REDD, Tenue de la convention des ingénieurs CTEES avec suivi des charges récupérables au titre de la dite convention et des conventions des stagiaires. ? Sur validation d'un chef de service, gestion conjointe des opérations suivies par les conducteurs d'opérations du SMOA + SGPN en renfort ponctuel du secrétariat existant, Sur validation d'un chef de service, traitement des dossiers suivis par les conducteurs d'opérations (OS, DC4, etc...) du SMOA + SGPN en renfort ponctuel du secrétariat existant. Cette liste est non exhaustive SAVOIR FAIRE REQUIS Expérience confirmée en secrétariat, Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Post office, SAP...) Connaissance SAP, Connaissance des logiciels de visioconférence (Skype, Zoom, Team, ...), Esprit d'initiative, goût du travail en équipes et en réseaux, Soucis d'optimiser les plannings de travail et de rendez-vous. CONNAISSANCES ASSOCIEES Connaissance de l'institution AP-HP, Organisation et fonctionnement interne des établissements hospitaliers, Communication. SAVOIR ETRE REQUIS Qualités requises Discrétion, courtoisie, qualité de communication et d'accueil, Confidentialité, loyauté, Rigueur, discrétion, Sens du relationnel, Sens de l'organisation, Disponibilité, Capacité d'écoute et de dialogue, Ponctualité. POUR CANDIDATER : MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS