Secrétaire de Direction de la Construction, de la Sécurité et du Patrimoine H/F

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé. Le CHU de Limoges recrute un(e) secrétaire de direction de la construction, de la sécurité et du patrimoine H/F LE POSTE : Mission principale : Accueil Gestion et traitement de données Missions spécifiques : ° Accueil : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Assurer l'interface entre les entreprises et les autres services du CHU (médicaux, logistiques, administratifs) et les services techniques - Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités ° Gestion et traitement de données : - Contrôler et participer à l'élaboration administrative de tous les documents techniques : courrier, compte rendu de réunion, documents de consultation (CCTP, rapport d'analyse des offres, fiche marché, avis d'information) rapports divers, bordereaux d'envoi, etc. - Réalisation, diffusion et gestion de notes techniques et permanence technique - Classement des informations du personnel (plan blanc, etc.) - Classer, photocopier, afficher, archiver ° Tâches diverses : - Participation à l'ensemble des tâches administratives du secteur Réalisation de documents « types » avec les outils bureautiques disponibles PROFIL RECHERCHÉ : Formations Qualifications (Savoir ) : - Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique : Word, Excel, Outlook, Power Point, etc. - Maîtriser l'orthographe et les règles de grammaires. - Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants. - Connaître les principes de base de la réglementation des marchés publics. Connaissances particulières (Savoir-faire ) : - Ecouter en faisant preuve d'amabilité et traiter une demande en y répondant directement ou en l'orientant vers la personne ou le service compétent, - Analyser un besoin formulé par un utilisateur, - Evaluer et prioriser les demandes, - Avoir le sens du travail en équipes, - Assurer la polyvalence au sein du secrétariat - Partager les informations et mutualiser les pratiques - Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique, - Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis, - Recueillir, enregistrer et classer une information selon le processus d'archivage du domaine défini et selon la nature de l'information. Qualités professionnelles (Savoir-être ) : - Conceptuel Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification : être soigneux, rigoureux, précis et faire preuve de méthode