Coordinatrice des Secrétariats Médicaux

Descriptif Site géographique : ORSAY Hôpital Paris-Saclay et Longjumeau MISSIONS Missions principales o Concevoir, préparer et accompagner les processus de transformation du métier et des organisations des secrétariats médicaux, en lien avec les projets institutionnels du GHNE et les évolutions technologiques. conduite de projets. o Assurer un rôle de conseil aux décideurs sur les choix et les projets impactant les secrétariats médicaux. élaborer des outils de gestion et d'évaluation de charge de travail. o Coordonner et assurer le suivi de certain processus RH impactant les secrétariats médicaux : recrutement, mobilité, remplacement, formation. o Coordonner, accompagner, animer et motiver l'équipe des AMA référentes dans leur rôle d'encadrement de secteur. o Conseiller, informer et orienter. Missions spécifiques RH et management : o Elaborer des référentiels et des outils RH partagés (calcul de charge de travail, suivi mobilité, distanciel), analyser des données ou de la réglementation et assurer le suivi RH des projets. o Conduire des audits et évaluer des organisations. o Organiser, suivre et ajuster le processus de recrutement dans le métier du secrétariat, identifier et proposer des solutions pour diversifier les sources de recrutement. o Coordonner, évaluer et ajuster le processus d'accueil des stagiaires. o Coordonner et suivre les besoins de remplacement, les affectations et les mobilités institutionnelles. o Impulser la dynamique de mobilité en incitant les secrétaires et les référentes à développer les « stages par comparaison ». o Formaliser et coordonner le parcours professionnalisant dans le métier du secrétariat médical en collaboration avec la DRH, le service formation continue et les centre de formation. o Elaborer le plan de formation dédié au secrétariat médical (secrétaires et référentes). o Animer le groupe des référentes AMA (réunion mensuelle). o Assurer un rôle de conseil auprès des référentes et des secrétaires médicales : entretiens individuels. Qualité et méthode : o Être support des référentes en conduite de projets/réaliser des audits. o Elaborer des outils, des procédures, des protocoles et des fiches de poste homogénéisation des pratiques. o Diffuser des informations générales et/ou des informations ou consignes « métier ». o Collaborer avec la Direction qualité et la patientèle (réclamations, enquête de satisfaction, ajustements de pratiques). Conduite de projet et de transformation : o Piloter ou participer à des projet impliquant les secrétariats médicaux animation de groupes de travail, rédaction de relevés de décisions, définition d'objectifs, élaboration de plans d'actions, accompagnement de la mise en uvre et évaluation. o Représenter le métier du secrétariat médical dans des groupes projet ou auprès des directions fonctionnelles (ex : comité du système d'information, cellule d'identitovigilance, autres comités de pilotage ou de coordination de projets institutionnels). o Être le relai « métier » auprès des directions et des différents acteurs des pôles. o Accompagner la modernisation des outils et des pratiques. RELATIONS HIERARCHIQUES Cadre de la direction en charge des secrétariats médicaux. RELATIONS FONCTIONNELLES En lien avec l'ensemble des secteurs de soins et des directions. PARTICULARITES DU POSTE Poste transversal qui nécessite une grande autonomie Capacités requises o Management et gestion des équipes. o Esprit d'initiative, autonome, discrétion. o Capacité d'écoute et de communication. o Capacité à faire le lien et à « rendre compte ». o Sens de la rigueur et de l'organisation. o Aptitude et goût pour le travail en équipe/pédagogie. o Capacité à fédérer et à motiver. o Capacité à accompagner les changements. o Capacité d'adaptation, de projection et curiosité (en particulier pour les nouvelles technologies). o Capacité à gérer des situations conflictuelles. o Attachement aux valeurs du service public. Connaissances requises o Connaître l'organisation et le fonctionnement des établissements publics de santé. o Avoir une connaissance du métier et du fonctionnement du secrétariat médical et de son rôle dans la coordination des parcours patients. o Connaître le projet stratégique de l'établissement, son mode de gouvernance, ses circuits de gestion, en particulier RH. o Avoir des connaissances en management d'équipe et de projet. o Coordonner et conduire des projets. o Optimiser des organisations. o Animer, accompagner, professionnaliser et valoriser. o Avoir ou acquérir des connaissances en législation hospitalière, en particulier en matière de responsabilité juridique du secrétariat médical et du dossier patient. o Avoir des connaissances ou une appétence pour la gestion des ressources humaines et la gestion administrative. o Maitriser les outils bureautiques et informatiques. Expériences souhaitées o Connaissance approfondie du métier du secrétariat médical et des organisations en milieu hospitalier. o Expérience de management d'équipe ou de conduite de projet souhaitée. Diplômes o Bac +2 /Licence/master 1 ou 2 selon expérience