Assistant(e) Médico-Administratif(ve) pôle femme enfant

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Centre Hospitalier Intercommunal Robert Ballanger (CHIRB) situé en Seine-Saint-Denis, Médecine (addictologie, dermatologie, cardiologie, douleur, endocrinologie-diabétologie, gastroentérologie, HDJ médecine, HDJ oncologie, médecine interne et maladies infectieuses, pneumologie, rhumatologie, réanimation-USC, soins palliatifs, Soins de Suite et Réadaptation (SSR) polyvalent et locomoteur et neurologique), Chirurgie (ambulatoire, viscérale, thoracique et endocrinienne, maxillo-faciale, plastique et esthétique, ophtalmologie, ORL, orthopédie, urologie, bariatrique). Secteur Femme-Enfant : maternité de niveau 2B (3 500 accouchements par an),service de gynécologie-grossesse à haut risque, planning familial, services de pédiatrie comportant des lits de soins continus, néonatologie, chirurgie pédiatrique orthopédique, viscérale, les spécialités d'ophtalmologie, d'otorhino-laryngologie (ORL), stomatologie, urologique, et un service de pédopsychiatrie. 70 000 passages aux urgences LE POSTE : - Accueillir physiquement et par téléphone les patients, les familles et autres intervenants (médecin de ville, laboratoire) en fournissant des informations pertinentes dans son domaine de compétence. - Assurer le bon fonctionnement et l'organisation d'un secrétariat, incluant la dactylographie, les tâches de bureautique et les tâches administratives courantes. - Vérifier les mouvements quotidiens : assurer le suivi des entrées et sorties journalières et signaler toute anomalie si nécessaire. - Prendre les rendez-vous. - Numériser et classer les documents conformément à la procédure de l'établissement. - Programmer les interventions chirurgicales dans sa spécialité. - Préparer et participer aux réunions de staff si nécessaire. - Transmettre les éléments en lien avec les AMA RCP (Réunion de Concertation Pluridisciplinaire). - Gérer administrativement les transferts intra et extra hospitaliers des patients : préparer et vérifier la complétude des dossiers de transfert (CRH, lettre de liaison, PTAH si nécessaire, ordonnance). - Gérer les tableaux de suivi des activités du service. - Saisir, optimiser, et vérifier l'exhaustivité du codage. - Assurer le secrétariat de chefferie de service, incluant la gestion des listes de garde et des tableaux de service. - Assurer le lien avec l'AMA pour la réclamation des dossiers des usagers et prendre en charge cette tâche en cas d'absence de l'AMA. - Gérer les dossiers médicaux : numériser et classer les examens complémentaires et courriers extérieurs, organiser le contenu du dossier, et gérer le mouvement des dossiers d'archives via le logiciel Mo-archives. - Effectuer les différentes demandes logistiques, informatiques et techniques (GMAO, GLPI, MAGH2). - Encadrer les stagiaires en secrétariat médical : assurer le tutorat, évaluer et valider les stages sous la supervision de la coordinatrice des AMA. - Participer à l'activité des autres secrétariats de l'établissement, en apportant une aide à la frappe ou en remplaçant en cas d'absence. - Participer aux réunions de service et/ou aux groupes de travail au sein de l'unité et de l'établissement. PROFIL RECHERCHÉ : Savoir - être : - Respecter le secret professionnel - Savoir travailler en équipe - Etre réactif et avoir une grande adaptabilité - Savoir gérer le stress, maîtrise de soi - Etre autonome, rigoureux organisé - Avoir un très bon relationnel Savoir-faire : - Savoir renseigner et diriger - Prendre des initiatives - Avoir le sens des responsabilités - Savoir orienter et filtrer les appels internes et externes - Savoir renseigner ses interlocuteurs - Savoir gérer l'urgence