Assistant(e) MEDICO-administratif H/F Assistant(e) MEDICO-administratif H/F

Descriptif PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé). PRÉSENTATION LE POLE PEA 93I05 : Le pôle de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent 93I05 recouvre le 5ème secteur PEA de la Seine-Saint-Denis qui dessert la population 0-18 ans des 13 communes du Sud-Est du 93 (Bondy, Clichy-sous-Bois, Coubron, Gagny, Gournay-sur-Marne, Le Raincy, Les Pavillons sous-bois, Montfermeil, Neuilly-Plaisance, Neuilly-sur-Marne, Noisy-le-Grand, Rosny-sous-Bois, Villemomble) soit près de 110 000 enfants. Organisé en 4 services et 22 Dispositifs de soins : Service Médico-Psychologique Enfants Nord 93I05 : 4 centres médico-psychologiques (CMP) et 3 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Bondy, Montfermeil, Rosny-sous-Bois, et Villemomble. Service Médico-Psychologique Enfants Sud 93I05 : 2 centres médico-psychologiques (CMP) et 2 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Neuilly-Plaisance et de Noisy-le-Grand. Service des Troubles du Développement 93I05 : L'hôpital de jour les Hirondelles, pour les troubles du spectre de l'autisme (Neuilly-sur-Marne) et L'UNIDEP : Centre Diagnostique Départemental des Troubles du Spectre de l'Autisme (Bondy) ; Service Parcours Adolescents et Liaison 93I05 : 2 unités de pédopsychiatrie de liaison, au sein des CHI Le Raincy-Montfermeil et CHU Jean Verdier (AP-HP). L'UFITAA, unité inter-hospitalière départementale pour la prise en charge des TCA avec le service de Jean Verdier (Bondy). L'Unité d'Accueil Crise Adolescents au sein de Jean Verdier (Bondy). Le CMP/ CATTP Adolescents de Bondy. L'UMPPB, unité de psychiatrie périnatale intervenant au CHI Le Raincy-Montfermeil. Le Centre Salvador, Centre départemental d'Appui et de Ressource aux familles concernées par la pédopsychiatrie (Bondy). L'EMICSS, équipe mobile d'intervention en milieu scolaire (Neuilly-sur-Marne). Assistante du chef de pôle : - Hadamou SIDIBE 06 71 49 25 55 - [email protected] - Médecin chef du pôle: Dr Noël POMMEPUY IDENTIFICATION DU POSTE POSITION DANS LA STRUCTURE - Au niveau institutionnel : Directeur de l'EPS Ville Evrard Direction des Ressources Humaines - Autorité fonctionnelle : Chef de pôle Les praticiens hospitaliers RUF - Interne au pôle : Equipe pluri-professionnelle des différentes UF du pôle - Externe au pôle : Formation Professionnelle, Médecine du travail - Externe à l'établissement : écoles, partenaires médico-sociaux, familles, partenaires extérieures En fonction des besoins du service, la fiche de poste pourra être amenée à évoluer. DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE - ETP 100%. - 38h/semaine. - Repos hebdomadaire : samedi et dimanche. - Congés annuels et RTT pris obligatoirement pendant les congés scolaires de la zone C en fonction des nécessités de service. - Participation aux permanences secrétaires du service en jours et horaires ouvrés. CDD d'un an avec perspectives de CDI. MISSIONS et COMPETENCES REQUISES Missions générales au sein de l'unité : - Accueil téléphonique et physique des familles, des enfants et autres relation avec les différents partenaires. - Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes - Traitement des courriers, des dossiers, des documents médicaux et des réunions d'équipe (enregistrement, tri, diffusion, scan). - Saisie et mise en forme de documents, rapports, compte-rendu, courriers des médecins et équipes. - Planification des rendez-vous des familles, gestion des agendas des médecins. - Réservation interprète via ISM. - Gestion de la liste d'attente (inscription). - Participation aux synthèses cliniques CMP et CATTP avec prise de notes - Suivi de l'activité et soutien à la saisie (Cortexte). - Création de dossiers des nouveaux patients (Cortexte). - Saisie des renseignements administratifs (Cortexte). - Archivage des dossiers médicaux (papier et informatique). - Organisation des transports des patients. - Compléter les bons de transport (nom, prénom, date de naissance, n° sécurité sociale, précision du trajet). - Faire les commandes (papeterie, hôtellerie, matériel éducatif avec suivi et réception, vérification, rangement et dispatching, linge et bons intranet). - Intendance des locaux (bon intranet pour intervention de technicien). - Veiller sur la salle d'attente, surveillance des enfants au secrétariat en attendant leur VSL. - Veiller à la sécurité des locaux . - Mettre l'essuie-tout et papier toilette. - Suivi du tableau de recensement travaux chaque année. - Suivi du tableau de recensement mobilier chaque année. - Demande de création de cycle des agents (Agiletime). - Mise à jour du temps de travail sur Agiletime (absence, heures supplémentaires, RTT). - Poster le courrier. - Transmission des informations aux agents. Autres missions au sein du pôle : - Participation à la démarche continue d'amélioration de la qualité, de la sécurité et de la pertinence des soins. - Réalisation de permanences téléphoniques avec les autres AMA du pôle pendant les vacances scolaires. - Participation à la formation des stagiaires AMA. - Participer aux remplacements d'AMA au sein du pôle. - Participation au collège des AMA du pôle. - Participation au séminaire du pôle. Qualifications : - Baccalauréat ST2S ou Science médico-social Concours AMA. - Maitrise des outils bureautique (Word Excel Powerpoint Outlook) et de communication (internet/intranet). - Maitrise des logiciels métiers (Webmédical, Agiletime, Cortexte, Cpage). - Savoirs, savoirs faire et savoirs être : - Recevoir et transmettre des informations en respectant la confidentialité. - S'adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication. - Rédiger et mettre en forme un document. - Travailler en équipe, assurer la coordination et la liaison avec les différents membres de l'équipe. - Organiser son travail et gérer les priorités. - Faire preuve de rigueur et d'organisation ainsi que d'autonomie dans la planification du travail. - Etre capable d'analyser une situation et d'en évaluer le niveau de complexité pour déterminer l'action nécessaire. - Avoir et garder une posture d'écoute active et bienveillante face aux familles. LES CONTACTS : - Chef de Pôle : Noël POMMEPUY. Mail : [email protected] - FF Cadre supérieure de pôle : Hadamou SIDIBE Mail : [email protected] / Tel :01 43 09 32 40 - Médecin Responsable du CMP / CATTP : Anne MENVIELLE. Mail : [email protected] - Secrétariat de pôle : - Jessie TRIOCHE. Mail : [email protected] / Tel : 01 43 09 32 37 Direction des ressources humaines secrétariat : Mail : [email protected] / Tel : 01 43 09 32 61