Assistant du Département d'Information Médicale à 50 % - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Descriptif du poste Assistante du Département d'Information Médicale du CHU et du Groupement Hospitalier de Territoire de Champagne. Abréviations DIM : Département d'Information Médicale TIM : Technicien de l'Information Médicale DRH : Direction des Ressources Humaine GHT : Groupement Hospitalier de Territoire PMSI : Programme de Médicalisation des Systèmes d'Information Missions L'assistante du DIM participe aux missions du Département d'Information Médicale et assiste le médecin responsable dans ses fonctions de DIM de territoire de Champagne.Elle assure les relations avec tous les services, les partenaires internes et externes et contribue à une bonne communication en lien avec l'image et l'action du Département d'Information Médicale. L'assistante remplira notamment les missions suivantes : Accueil physique Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques Prises de rendez-vous, gestion des agendas (ZIMBRA, eGTT) Gestion des commandes (papeterie, mobilier, matériels..) Conception et rédaction de documents relatifs au DIM (Power Point, Word) Elaboration de tableaux Excel (TCD, graphiques) Traitement, mise en forme, reproduction et diffusion de courriers, documents, tableaux Organisation de réunions ou formations Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus Réception et gestion du courrier arrivant au DIM Photocopies, tri, traitement, diffusion de documents, classement et archivage Organisation des CRIMCA (Collège Régional de l'Information Médicale de l'ex région Champagne-Ardenne) : à raison de 4 réunions annuelles Trésorière du CRIMCA Appui logistique lors de l'arrivée de nouveaux agents (matériel informatique, accès, tel, bureaux) Appui de la cadre coordonnatrice du PMSI : gestion des plannings des TIMs, demandes deformation, ou toute autre demande ponctuelle Missions relatives au PMSI : Recherche documentaire et bibliographique relatives au PMSI Participation à la création et diffusion de fiches d'aide au codage Saisie de données liées à l'activité médicale Extraction de base de données Suivi des séjours de recherche clinique non facturables Suivi hebdomadaire de l'exhaustivité de codage des séjours : à diffuser mensuellement surl'intranet Complétude des tableaux de suivi des envois mensuels de valorisation des séjours sur ePMSI(ATIH) Organisation et suivi des missions d'optimisation et contrôle de la qualité de codage des séjoursavec la société partenaire (AYMING) Caractéristique du poste: Temps de travail : 50 % - présence les matins Profil recherché : Niveau d'études : Bac à Bac +2 en études afférentes au secrétariat ou à l'assistance de direction Connaissances techniques : Autonomie rédactionnelle Maitrise outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint, intranet) Maitrise des outils informatiques de saisie d'activité Savoir-faire : S'exprimer avec professionnalisme à l'oral et à l'écrit Être disponible et polyvalente dans ses activités, faire preuve de souplesse et d'adaptabilité Être dynamique dans son travail Organiser et classer des données ou dossiers, informations, des documents de diverses natures(papier, informatique) Définir/ adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Savoir faire face aux situations conflictuelles Avoir le sens de l'organisation et de la gestion du temps Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et de télécommunications, ainsi que les logiciels métiers Savoir-être : Organisation et rigueur Disponibilité, discrétion, confidentialité Comportement adapté dans ses relations avec autrui Capacité de communication écrite et orale Maitrise de soi