Administratif - Autres métiers F/H

Gestion Administrative

Réalisation d’opérations de gestion courante : faire des demandes de devis, gestion des déplacements (réservations voyage et hôtel), gestion des remboursements, constitution et suivi de dossiers administratifs 

Assister les cheffes de projet pour la gestion administrative et financière des projets européens et nationaux (suivi budgétaire, mise à jour de fichiers de suivi financier, collecte et archivage de documents justificatifs, gestion des feuilles de temps, vérifier les demandes et participation à la constitution du rapport financier périodique)

Recherche de prestataires, effectuer des demandes de devis et suivi administratif des prestataires

Mise à jour de fichiers/bases de données, de tableaux de bord du projet

Assurer et suivre la maintenance et l’approvisionnement des fournitures de bureau ; gestion de courriers ; rédaction de courriers et documents divers, mise en forme de documents, classement et archivage dans le dossier partagé de l’équipe-projet et dans l’intranet du projet européen

Rédaction des conventions et gestion du circuit de signature

Organisation d’événements nationaux et européens

Participation à l’organisation et à la logistique : réservation de salles, invitation et inscription, gestion des réservations (hôtel, restauration), gestion des remboursements des participants, appui logistique lors du séminaire annuel 

Appui participation si événement en ligne 

Communication

Gestion et mise à jour sur l’ERN Collaborative Platform (agenda partagé, Minutes of Meeting, documents de travail) 

Traduction de textes via Deepl et Google translate, coordination des relectures par les experts, publication

Encoder des questionnaires sur Google Forms/EU Survey, collecter et traiter l’information 

Gestion des plateformes Microsoft Teams : assistance aux utilisateurs

Mission de coordination & gestion de projets

Participation au monitoring des différents indicateurs établis par la Commission Européenne 

Participation à l’organisation des vidéoconférences : envoi des invitations et des rappels

Gestion et mise à jour des listes de diffusion

Mise à jour régulière de nos fichiers de suivi des réunions 

Participation aux réunions de travail et rédaction de comptes rendus

Bac +2 minimum (gestion administrative, communication, marketing de la santé, assistanat de direction…) Maitrise professionnelle de la langue anglaise (lu, écrit, parlé), langue de travail du réseau : niveau B2 minimum Compétences Bien s’exprimer oralement et par écrit avec des publics variés Organisation logistique d’événements européens Maîtriser les logiciels bureautiques : Word, Excel et PowerPoint Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles Savoir intégrer/formaliser des procédures Trier, hiérarchiser et classer les informations Analyser et gérer les demandes d’information Gérer la confidentialité des informations Capacité à utiliser des outils de communication (WordPress, réseaux sociaux) Qualités Rigueur, capacité d’organisation et de méthode dans son travail Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Capacité à travailler en équipe Savoir rendre compte Facilité d’adaptation et de polyvalence Esprit d’initiative, dynamisme, intérêt pour les maladies rares Maîtrise de soi, discrétion et respect du secret professionnel Ponctualité et assiduité Appétence pour le travail en milieu multiculturel et international