Adjoint administratif - Secrétariat de la Direction de la Recherche clinique - GHEF

Descriptif Grade : adjoint administratif ou Assistant Médico-administrative Mission générale : Gérer le secrétariat du service de Recherche Clinique Activités permanentes : Gestion administrative des dossiers de recherche clinique, des conventions et avenants: o Réception et vérification des documents administratifs/règlementaires en lien avec les études, o Revue des conventions des promoteurs/CRO en vue de leur signature dans les meilleurs délais, o Suivi financier des conventions, facturation des coûts/surcoûts des recherches, o Archivage des dossiers administratifs de recherche clinique, Gestion administrative des conventions d'accès compassionnels/accès précoce de médicaments Participation aux groupes de travail ; communication et indicateurs Préparer, en lien avec le chef de projet et les ARC, les dossiers pour soumission au CPP Contribuer à la préparation des dossiers d'appels à projet de recherche Assurer la réception, l'enregistrement et la distribution du courrier Assurer l'accueil téléphonique et physique Mettre en forme et enregistrer les courriers sur réseau informatique Organiser les réunions du Bureau de la Fédération de Recherche Clinique Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus de réunions Rédaction de diaporamas pour présentation de l'activité du service Assurer la diffusion des informations en interne et en externe Gérer les plannings de l'équipe dans l'outil Agirh planning Gérer les commandes de fournitures de bureau dans MAGH2DDS Assurer le classement et l'archivage des documents du secrétariat Rédaction et mise à jour des données du tableau de bord administratif des recherches cliniques sur les trois sites du GHEF Rédaction et suivi du tableau de bord statistiques des études du GHEF, Mise à jour du logiciel d'études cliniques « INNOGEC » Préparation des indicateurs de suivi d'activité pour la recherche clinique, 1 fois par trimestre et au moment du rapport annuel d'activité Suivi budgétaire du service (dépenses de personnel, investissements biomédicaux, matériels, publications, abonnements), recettes (facturations des coûts/surcoûts, crédits MERRI, conventions uniques, conventions des accès compassionnels, dons divers, ) Rédaction des procédures en lien avec son domaine d'activité Activités ponctuelles : Participation au remplissage/envoi des enquêtes d'activité annuelles (INCA, GIRCI), enquête enseignements MERRI/SIGAPS : mise à jour de l'annuaire des chercheurs, suivi des relances en vue des validations de publications, gestion des doublons, export des données SIGAPS MERRI/SIGREC : revue des inclusions réalisées en interne et avec les promoteurs, export des données SIGREC Référent bureautique en cas de dysfonctionnements sur le copieur du service Référent des demandes d'intervention dans DIMO MAINT COMPETENCES PROFESSIONNELLES CONNAISSANCES / DIPLÔMES organisation et fonctionnement interne de l'établissement bonne connaissance de la recherche clinique (loi Jardé, réglementation européenne, CNIL, comités d'éthique) Bac de secrétariat SAVOIR-FAIRE maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Power Point), messagerie Outlook et teams missions et tâches de secrétariat sens de la méthode et de l'organisation SAVOIR-ETRE bon relationnel en interne et en externe faire preuve de disponibilité et de discrétion rigueur dans l'exécution des tâches autonomie et réactivité, sens de l'urgence faire preuve de curiosité savoir prioriser les informations organiser et classer les données capacité à travailler en équipe