URGENT - Secrétaire Médicale – Département d'Anesthésie Réanimation F/H (DMU PARABOL)

·         Gestion des médecins du DAR

à         Recrutement : constitution du dossier et copie au gestionnaire, conception badge nominatif, création du vestiaire et de la case courrier, demandes diverses (accès informatique, autorisation de stationnement, accès au blocs, attribution de DECT, dosimètre individuel)

à         Secrétariat général : accueil, renseignement téléphonique, gestion des courriers et colis, mise à jour du registre Plan Blanc des médecins et des documents institutionnels du service, accueil et gestion des médecins étrangers

à         CHRONOS : saisie et mise à jour de la liste de gardes, tenue du planning bimensuel (saisie des gardes et absences des médecins (CA, RTT, FO...), tenue du planning des consultations et ouvertures des salles d’opération, saisie du tableau de paiement des gardes, affichage du planning

à         Saisie des données administratives du site, des informations statistiques du service, envoi de courriers ou dossiers par mail

·         Gestion des internes

à         Information par mail aux futurs internes, réception et saisie des choix de spécialités, gestion administrative, tenue de registre Plan Blanc, inscription à la surveillance dosimétrique, production des badges nominatifs, création des accès aux logiciels institutionnels et aux blocs opératoires, tenue du trombinoscopes, gestion des fiches d’évaluation

à        CHRONOS : tenue du planning des internes : liste des gardes, des présences et absences, tenue du tableau des paiements, affichage du planning

à         Missions de secrétariat : rédaction de lettres, certificats, suivi au long cours (Master, FFI, DFMS)

·         Gestion des étudiants étrangers UE et hors UE : recrutement avec suivi par mail du parcours administratif avant leur arrivée en France (pièces administratives, lettres, certificats...), gestion des étudiants en stage CAMU ou en procédure ERASMUS

·         Gestion des externes : établissement des badges nominatifs, orientation, gestions des stages des super-externes

·         Logistique : gestion des fournitures de bureau et annexes, commande de toner, demandes d’interventions (informatique, maintenance, déménagement/aménagement), tenue du planning de réservation des salles de réunion du DAR et gestion des salles (installation et accompagnement des intervenants dans l’utilisation du matériel de projection)

Mission Spécifique (ponctuelle)

·         Assurer la continuité des missions de secrétariat dans l’organisation et le fonctionnement du service en cas d’absence

• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet) et institutionnels (Outlook, Middlecare, Orbis, CHRONOS, GMAO) • Excellente orthographe • Bonnes notions d'anglais • Maitrise de la terminologie médicale • Organiser et classer des données, informations et/ou documents de diverses natures Connaissances : • Secrétariat et bureautique • Technique d'accueil et de communication • Organisation et fonctionnement interne de la structure hospitalière