Secrétariat Coordination Nutrition Parentérale HAD

Descriptif LIAISON HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) N+1 : Cadre administratif de département Missions Générales Le secrétaire de la Coordination assure sous le contrôle du Pharmacien Chef de service du Département Pui-Logistique et du pharmacien responsable de l'activité NPAD, la coordination des livraisons de poches de nutrition parentérale à domicile. Missions liées à l'activité pharmaceutique Logistique :  Organiser les livraisons des poches de nutrition sur tous les départements français, 365 J par an Assurer la communication avec les prestataires et les centres de référence NPAD par mail, par téléphone et par FAX Répondre aux appels des patients NPAD et savoir réorganiser la distribution des poches en fonction des problèmes identifiés Assurer les modifications en temps réel sur les plannings de livraison Gérer la commande des produits spécifiques pour l'activité (hôpital Beaujon) en collaboration avec le PPH de l'activité NPAD Contrôler la conformité des coordonnées de chaque patient sur les poches en fin de journée  Plannings des prestataires :  Gérer, ajuster et Imprimer, les informations des plannings de livraison (prestataires : TSE + SMS)  Planifier et mettre à disposition le planning aux agents  Assurer la mise à jour des adresses patient Maitrise Environnement : Commander les fournitures de bureau en lien avec l'activité  Classer, ranger les divers documents en lien avec son activité Indicateurs : Alimenter les différents tableaux Excel pour le suivi des indicateurs Compétences requises : - Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone -Organiser et prioriser les activités -Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures.. -Alerter sur des situations particulières -Assurer un suivi et une traçabilité Savoir-Faire requis : - Sens relationnel, diplomatie - Méthode, rigueur et sens de l'organisation - Esprit d'équipe - Discrétion et disponibilité - Qualités rédactionnelles - Respect de la confidentialité et de la déontologie - Adaptabilité, polyvalence - Capacité à faire du reporting Connaissances associées : - Outils bureautiques : maîtriser Word, Excel, Outlook - Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement - Vocabulaire médical - Expérience de secrétariat POUR CANDIDATER : MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS