Secrétaire Pédagogique IFPM

Descriptif MISSIONS : ACTIVITES PERMANENTES : Accueil, étudiants, élèves, intervenants et autre public : - Réception et accueil téléphonique - Participation au contrôle de l'accès à l'IFSI (maintien de la fermeture des grilles, signature du cahier d'émargement) De l'entrée en formation à la diplomation : - Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique - Gestion des chèques des frais d'inscription - Tenue et mise en conformité des dossiers - Classement et archivage des dossiers scolaires - Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres) en collaboration avec la secrétaire de direction - Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'aide-soignant et infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique - Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents) - Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l'assistante des stages (Reporting hebdomadaire si besoin) - Edition du suivi administratif du dossier scolaire des apprenants (Semestriel, annuel et final) - Participation à l'organisation des évaluations des étudiants et élèves (reprographie) - Réception et archivage des documents de stage (Planning horaires et bilan final) Participation à la mise en oeuvre des indemnités de stage et de transport des étudiants pour envoi à la DRH - Participation aux réunions institutionnelles du secrétariat En lien avec la coordinatrice des stages Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants : - Mise à jour des lieux et référents de stage sur le logiciel - Elaboration du tableau de préparation de mise en stage - Affectation des étudiants et élèves en stage (entrée dans le logiciel, édition des feuilles de stage, planning élèves et étudiants, envoi des courriers) En lien avec l'organisation des formations sur l'institut de formations paramédicales - Participation à la préparation des instances et sections de gouvernance de l'institut : Instance Orientation générales (ICOGI), section disciplinaire, section pédagogique, section de la vie étudiante : liste d'émargement, préparation des dossiers, secrétariat d'instances, rédaction du compte-rendu - Participation à la Commission d'Attribution des Crédits (CAC) - Être un intermédiaire entre la faculté de rattachement et les étudiants - Interlocuteur de l'IFSI avec l'ARS (agence régionale de santé), la DRIETTS (Organisation des épreuves et communication des documents nécessaires à la validation de la formation des étudiants) - Réalisation de courriers divers - Gestion de l'ensemble des courriels - Remplacer ou aider un-e collègue en cas d'absence ou de période de travail plus importante Missions ponctuelles : - Participation aux réunions institutionnelles - Participation aux évènements de l'institut (JPO, job dating, diplomation) - Participation à la démarche Qualité - Participation aux épreuves de sélection des concours (écrits, oraux) - Participation au dispositif de formation continue (Dossiers, courriers, inscriptions, badges, photocopies) - Régie et recette - Communication extérieure dans le cadre du plan d'attractivité de l'IFSI - Attribution et suivi des cartes (parking et de réfectoire) - Actualisation des accès au WIFI des apprenants - Gestion paramétrage des cartes d'accès (self, parking) - Commande fourniture de bureau, produits d'entretien - Déclaration des demandes et suivis des réparations HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL : - Poste à temps plein du lundi au vendredi - Temps de travail hebdomadaire 37h30 - Amplitude horaire 8h30 à 17h30 - Télétravail possible CARACTERISTIQUES DU PROFIL RECHERCHE : Grade : Adjoint administratif catégorie C Compétences nécessaires au poste : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Messagerie) - Bonne expression orale et écrite - Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire Compétences liées à l'emploi - Connaissances des formations préparées à l'IFSI et l'IFAS Qualités nécessaires à l'emploi : - Sens des responsabilités - Capacité à rendre compte - Sens de l'organisation du travail et du travail en équipe - Prendre des initiatives adaptées - Respect de la réglementation et de l'organisation mise en place - Capacités à gérer des priorités et à anticiper - Capacité d'adaptation et polyvalence - Ponctualité, rigueur et discrétion Formation et expériences professionnelles requises Formation : Domaine administratif et bureautique Expérience professionnelle : Expérience de secrétaire souhaitée