Secretaire Pedagogique A L' Institut De Formation Des Cadres De Sante

Descriptif PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D'ACTIVITES : Institut de Formation aux métiers de la santé (IFMS) - Institut de formation des cadres de santé (IFCS) 1146 avenue du Père Soulas 34295 Montpellier, Cedex 5 MISSIONS PRINCIPALES : Gestion administrative Gestion des conditions d'entrée en formation Constitution des dossiers de rentrée scolaire Gestion et suivi de la tenue des dossiers tout au long de la formation Reprographie des feuilles d'évaluation et récupération dans les dossiers Préparation des éléments administratifs nécessaires aux instances (conseil technique), prise de note et élaboration du procès-verbal Traitement et mise en forme de courriers, documents Classement et archivage Accueil téléphonique et physique Gestion et commande des fournitures de bureau et des prestations alimentaires via le logiciel PAD Gestion de la messagerie de la BALF du secrétariat Mise à jour du site internet via TYPO 3 Gestion pédagogique Gestion des feuilles d'émargement, saisie et absence des étudiants via Formeis Réalisation des attestations de présence mensuelles pour les employeurs Reprographie des feuilles d'évaluation et documents relatifs aux stages Elaboration des conventions de stage Constitution des dossiers de stage Gestion des soutenances de mémoire des étudiants : réservation des salles, sollicitation des jurys Préparation de la diplomation des étudiants en lien avec la DREETS Gestion financière Constitution de dossier de demande de financement : transition Pro, CPF, Pôle emploi Saisie et suivi des dossiers transition Pro et CPF Gestion des remises de chèque : sélection, frais d'inscription à l'IFCS Gestion mensuelle du recrutement et du paiement des vacations des intervenants via l'application EVP et le logiciel MR-H Paiement des jurys concours Gestion des épreuves de sélection Mise en ligne du concours sur le site de l'IFCS Suivi et contrôle des dossiers de candidature en lien avec la Directrice de l'IFCS Préparation administrative et logistique : réservation amphi, envoi des convocations, attestations de présence, commande des copies, participation à la surveillance du concours, commande de repas pour les jurys, accueil et installation des jurys et des candidats Traitement des demandes d'information téléphoniques, physiques et par mail des candidats Préparation d'éléments pour les réunions de jury Affichage des résultats et mise en ligne sur le site internet Gestion des actions subsidiaires Mise en ligne des sessions de formation Gestion des inscriptions, envoi des conventions aux établissements et candidats, convocations, certificats de réalisation via le logiciel Formeis FC Reprographie des documents Gestion des conventions avec les intervenants Gestion de la facturation pour les établissements extérieurs, demande d'émission de titre de recettes Paiement des intervenants Gestion des chèques RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Directrice de l'IFCS RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES : La secrétaire pédagogique de l'IFCS exerce ses fonctions en collaboration avec : Le formateur CSDS de l'IFCS - La secrétaire de l'IFCS - Les équipes pédagogiques et administratives de l'IFMS - Le service technique et logistique - Le service de formation continue - Les divers intervenants vacataires de l'IFCS - Les employeurs - Les organismes financeurs - L'ARS - Le conseil Régional - La DREETS