Secrétaire Médico-Administratif (H/F) au Laboratoire de Biologie

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire est un établissement public de santé d'environ 1000 lits et plus de 3000 agents. Ses activités sont réparties en pôles. Il assume une mission de service public de soins, en conjuguant offre de proximité et niveau de technicité reconnu dans ses activités dont la médecine, la chirurgie, l'obstétrique, la psychiatrie et le soins aux personnes âgées. Il dispose d'une organisation lui permettant d'assurer, de jour comme de nuit, les soins nécessaires à ses patients et aux personnes qui s'y présentent. Participer à offrir des soins appropriés et de qualité est l'objectif partagé par l'ensemble du personnel. Le CHSN est en direction commune avec le CH de Savenay et l'hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic. LE POSTE : Poste vacant Secrétaire Médico-Administratif (H/F) au Laboratoire de Biologie à temps plein à pourvoir dès que possible Activités principales Accueil des consultants externes -Accueillir les patients et les informer sur le déroulement de l'examen -Saisir dans GAM les données administratives des patients : vérifier l'identité, nom, nom de naissance, prénom, date et lieu de naissance, adresse et téléphone, actualiser la carte vitale dans la borne de mise à jour -Enregistrer les demandes d'examens sur le SIL -Procéder aux encaissements et transférer numéraires, chèques et relevés de carte bancaire -Classer les dossiers du jour -Editer les comptes rendus d'examens, les mettre sous pli et les envoyer -Contrôler le caractère complet des dossiers permettant la facturation -Contrôler les changements de nomenclature et vérifier les mises à jour -Gérer les listes des actes laboratoire en erreur -Régler les problèmes et contentieux en lien avec la cellule facturation du centre hospitalier -Procéder à la refacturation des dossiers -Gérer le stock de matériel (bons, enveloppes...). Réception des prélèvements et enregistrement des demandes d'examens -Réceptionner les prélèvements et vérifier les critères d'acceptation et de refus des demandes d'examens -Gérer les demandes qui doivent être traitées rapidement -Enregistrer les demandes d'examens sur le SIL -Numériser les bons de demandes -Saisir les non conformités pré-analytiques et téléphoner (si besoin) dans les services si non conformité du prélèvement -Etiqueter les tubes -Gérer les appels téléphoniques -Traiter les demandes d'ajout d'examens -Traiter les demandes d'examens sous-traités à décantation spécifique ou à congeler rapidement -Transférer les prélèvements vers les zones techniques -Trier et envoyer les résultats -Faxer les comptes-rendus de résultats selon les demandes -Diffuser les comptes-rendus d'examens papier -Gérer les commandes de fournitures de bureau -Contrôler et rectifier (si besoin) les dossiers patients laissés par les techniciens de garde -Rédiger, actualiser et mettre en uvre les procédures et modes opératoires du secteur -Se conformer au système de management de la qualité du laboratoire. Envois des prélèvements aux laboratoires sous-traitants -Réceptionner les prescriptions avec les prélèvements -Vérifier les demandes d'examens (selon le manuel de prélèvement) -Gérer les demandes qui doivent être traitées rapidement -Enregistrer les demandes sur le SIL -Préparer les tubes à décanter, les pochettes pour les différents laboratoires sous-traitants -Conditionner les prélèvements congelés -Gérer les demandes faites par téléphone -Gérer les retours de résultats : saisir dans le SIL la date et scanner les résultats -Transmettre les facturations à la DRLT -Faxer, au service prescripteur, les résultats des examens sous-traités reçus par fax (urgent) et tracer dans le dossier du SIL du patient -Vérifier les mises à jour de la nomenclature -Gérer le stock du matériel nécessaire aux envois (tubes spécifiques, sachets, aliquotes, flyers...). Particularité du poste du poste -Mobilité sur 3 postes de travail et différents horaires de travail -Organisation à plusieurs secrétaires : traitement rigoureux des transmissions -Accueil : s'exprimer clairement et distinctement -Travail le samedi et dimanche par rotation (environ 1 WE par mois) Relations professionnelles -Sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du laboratoire cadre supérieur de pôle Directeur des soins -Sous la responsabilité fonctionnelle du biologiste responsable du laboratoire de biologie médicale et de la coordonnatrice des secrétariats médicaux -Liens fonctionnels : ensemble du personnel du laboratoire + services soins + cellule facturation + cellule d'identitovigilance. Lieu d'exercice des fonctions -Laboratoire de Biologie Médicale du centre hospitalier de Saint Nazaire. Horaires de travail Amplitude horaire : -7h -18h du lundi au vendredi -8h-13h30 le samedi -8h-11h30 le dimanche Horaires de travail actuels : Du lundi au vendredi selon le poste occupé : -7h00-15h00 -8h-16h -8h-16h30 -9h-17h -10h-18h -Samedi : 8h-13h30 -Dimanche : 8h-11h30 -RTT selon protocole en vigueur au CH de Saint Nazaire Evolution possible du poste Encadrant des secrétariats médicaux PROFIL RECHERCHÉ : Exigences du poste -Formation en Secrétariat ou expérience -Maîtrise de la langue française orale et écrite -Connaissance du vocabulaire médical -Accepter le travail en équipe et la rigueur dans l'organisation -Etre à l'aise avec l'outil informatique -Rigueur et qualités relationnelles (capacité d'écoute, maitrise de soi) -Schéma vaccinal obligatoire en vigueur à jour ainsi que contre l'Hépatite B Compétences requises (savoir-faire requis) -Connaître le métier et l'environnement des secrétariats médico-administratifs de la cité sanitaire -Connaître les différents logiciels utilisés : SIL, logiciel qualité, GAM, AMELI, gestionnaire de file d'attente... -Maitriser les outils de communication : intranet, fax, téléphone... -Respecter les procédures et les modes opératoires en vigueur au laboratoire -Savoir prioriser ses actions et faire face à des pics d'activité. Connaissances associées -Vocabulaire médical -Nomenclature des actes de biologie -Modalités d'accueil -Règles de facturation. Conditions particulières d'exercice -Mobilité sur 3 postes de travail -Adaptation à différents horaires de travail MERCI DE JOINDRE UNE LETTRE DE MOTIVATION A VOTRE CV et de répondre ensuite au questionnaire que vous recevrez suite à l'envoi de votre candidature. NOTES : Renouvelable jusqu'à Titularisation