secrétaire médicale service des urgences F/H

MISSIONS PERMANENTES

·  Gestion des appels téléphoniques, du courrier, fax et courriels (messagerie Outlook)

·  Saisie de courriers, comptes rendus de réunions

·  Saisie des activités du personnel médical dans CHRONOS (seniors, internes, externes…)

·  Transmission mensuelle des gardes des internes de spécialité, des intérimaires au Bureau du personnel médical

·  Relai interne des informations du service au personnel

·  Gestion demandes d’informations médicales (envois de CRH aux médecins traitants, services hospitaliers APHP…)

·  Gestion des relations avec l’administration, les autres services du groupe hospitalier et du DMU

·  Suivi des dossiers administratifs des médecins (courriers divers, attestations diverses, contrat de travail)

·  Assure accueil médecins, étudiants en stage d’observation (demandes de codes applicatifs, conventions, badges…)

·   Participe aux réunions de service et conseil de service

·   Participe à l’évolution de l’institution, mise en place de nouveaux outils de travail (logiciels)

·   Fonction d’encadrement : accueil et encadrement des stagiaires dans le cadre de la validation des compétences

·  Actualisation des coordonnées des médecins (plan blanc) et des numéros de téléphone utiles au service

·  Gestion des demandes de communication de dossier médical en lien avec la chargée des relations des Usagers

·  Gestion des demandes et des retours de dossiers externalisés (Pro-archives Systèmes)

·  Gestion des congés des médecins (CA, RTT, Formations) après validation du Chef de service  

·  Accueil des représentants de laboratoires

·   Saisie du codage des patients hospitalisés à l’UHCD et des admis au SAU (PMSI)

·   Affichage plannings et informations diverses

·   Gestion de l’agenda partagé des salles de conférences du SAU

 

MISSIONS PONCTUELLES

·   Remplacement du secrétariat du Chef de service en cas d’absence, congés

·   Remplacement au secrétariat hospitalier et UHCD (absence, congés)

-  Accueil physique et téléphonique, renseignements des patients, familles…

-  Gestion des demandes des patients, familles, Police (certificats, CRH, bons de passage, réquisitions…)

-  Gestion du courrier

-  Tri et classement des dossiers médicaux, résultats d’examens, clichés d’imagerie

-  Reprographie des outils de traçabilités paramédicaux

-  Gestion de tâche administrative pour l’encadrement supérieur du SAU

 

HORAIRES DE TRAVAIL

09h00-16h36. Repos Week-ends et jours fériés.

7h36 avec prise des RT dans le cycle de travail. Prise des jours dus au cours de l’année sans report sur les années suivantes et organisation du planning des RT et CA avec validation de l’équipe d’encadrement afin d’assurer la continuité du secrétariat médical.

Mobilité sur les autres postes de secrétariat

Bonne connaissance de l'outil informatique (Agenda électronique, Word, Excel, Power Point, Internet). Notions d'anglais Maîtrise des outils informatiques utilisés. Implication dans son travail. Disponibilité. Esprit d'équipe et de service, sens de l'organisation. Assiduité, rigueur professionnelle, bonne connaissance de l'orthographe et du vocabulaire médical. Maîtrise de soi, disponibilité, ponctualité, dynamisme, sens des initiatives. Conscience professionnelle et discrétion.