Secrétaire Médicale PUCAA - H/F

Descriptif Descriptif du poste : MISSIONS : Coordination des secrétariats médicaux du secteur PUCAA (SAU, UHCD, VIGILANS, CIAC, UIAO) : Encadrement des adjoints administratifs : Assurer l'organisation et le suivi des plannings des secrétaires afin de garantir la continuité de service et une répartition équitable des tâches Conduite des entretiens professionnels Gestion administrative du secteur PUCAA (SAU, UHCD, VIGILANS, CIAC, UIAO) : Assurer le secrétariat du médecin-chef Centraliser les demandes de congés et de formation des médecins, des psychologues et des secrétaires, et les saisir sur les logiciels Octime Manager et Gesform après validation par le responsable de service Mettre à jour régulièrement le planning des présences médicales Assurer la transmission des informations aux services concernés (RH, direction, BAM, ) Préparer les réunions (prise de notes, compte-rendu, diffusion) Gérer les réunions de choix de gardes du SAU et de BDSO Gestion administrative du SAU et de l'UHCD : Etablir et mettre à jour le cahier de transmissions des patients (SAU + UHCD) Mettre à jour et envoyer le tableau des admissions au GHNE Mettre à jour et envoyer le tableau des admissions à différents professionnels de l'EPS Barthélemy Durand (SAO, médecins chefs, ) Assurer le suivi du courrier en collaboration avec les médecins Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, des comptes rendus, des synthèses, des notes de service, Commander les fournitures bureautiques (cartouches imprimante, papeterie, ) et d'eau Diverses autres demandes concernant l'organisation du service : informatique, commandes diverses, Suivi de l'activité des structures : Apporter aux médecins et à l'équipe pluridisciplinaire les éléments de gestion demandés Prendre des notes lors des réunions Saisir les actes réalisés par les médecins en vue d'établir des statistiques Mettre en forme et actualiser les tableaux de bord d'activité des différentes structures Collecter, organiser et mettre à jour les informations nécessaires à l'élaboration du compte rendu d'activité annuelle Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers et des différents rapports d'activité Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient : Assurer la gestion administrative des arrêtés provisoires du maire concernant les patients en SPDRE (Soins Psychiatriques sur Décision du Représentant de l'Etat) Gérer les correspondances à caractère médical et/ou administratif Gérer et traiter des données/informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, suivi) Organiser le classement des dossiers patients (ouverture, mise à jour, archivage) Saisir l'information médicale sur différents logiciels : Cpagei : Création et mise à jour du dossier patient Qualification de l'INS DxCare : Frappe des lettres de liaison de l'UHCD Sillage : Créer et clôturer les séjours des patients (SAU et UHCD) Intégration des lettres de liaison de DxCare sur Sillage Frappe de documents (lettres de liaison, courriers, certificats médicaux, ) Intégration de documents Saisie des actes et des diagnostics : Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d'urgence Savoir contacter en cas d'urgence les responsables du service Accueil physique : Accueillir les familles, les partenaires sociaux, Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l'existence d'autres structures, ex : CMPP, délais en fonction de la demande, ) LIAISONS HIERARCHIQUES : Coordinatrice des secrétariats médicaux N+1 Médecin-chef de service N+2 LIAISONS FONCTIONNELLES : Equipe médicale, Equipe soignante, Equipe socio-éducative Personnel de l'établissement pour l'accueil, la transmission d'informations, la prise de rendez-vous Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d'activité clinique Usagers Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires). Profil recherché : CONAISSANCES Maîtrise des outils bureautiques (applications Office) : Connaissances détaillées Vocabulaire médical : Connaissances détaillées Codage des actes : Connaissances détaillées Communication : Connaissances détaillées Droit des patients : Connaissances détaillées Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances détaillées Règlementation des archives : Connaissances détaillées Technique de secrétariat : Connaissances approfondies Obligations réglementaires prévues par la Loi du 5 juillet 2011 : Modalités des hospitalisations, respect des délais et formes des certificats médicaux légaux PROFIL Savoir-faire et connaissances : Formation de type BAC à BTS Qualité rédactionnelle (maîtrise de l'orthographe, syntaxe) Prise de notes rapide Autonomie dans la rédaction et la mise en forme de documents Usage des outils de communication (messagerie électronique) Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Savoir analyser des documents Qualités et aptitudes : Qualités relationnelles : sens de l'écoute, courtoisie Savoir s'intégrer dans une équipe Savoir s'adapter à des partenaires variés Savoir communiquer avec un public hétéroclite (médecins, patients, familles, travailleurs sociaux, psychologues, ) Savoir développer des capacités humaines et relationnelles Sens de l'organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle Capacité d'adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d'urgence, résistance au stress Capacité d'autonomie : sens de l'initiative, anticipation Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion Polyvalence Ponctualité