Secrétaire médicale Oncologie-Hématologie-Médecine Interne-Médecine Ambulatoire H/F

Descriptif Lieu d'exercice : Centre hospitalier Jacques PUEL - RODEZ Quotité de temps de travail : 1 Poste à temps complet (100%) Horaires de travail : 7h36 minutes /jour avec 45 minutes de pause déjeuner ; 4 amplitudes horaires 7H45/16H06 - 8h/16h21 - 8h30/16h51 - 9h09/17h30 (fermeture 16h45 le vendredi) Secrétaire médical(e) Famille : GESTION DE L'INFORMATION Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale Code métier : 40L20 Information générale Définition : Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.) Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient Prérequis réglementaires pour exercer le métier : Connaissance des règles d'application du secret professionnel Connaissance de la bureautique Connaissance de l'environnement médical Connaissance des règles de travail et principes appliquées dans un établissement de la FPH Activités - Accueil physique et téléphonique des patients, des familles - Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité - Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas pour les consultations, et hospitalisations) - Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) - Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) - Tenue à jour du dossier patient - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Savoir-Faire - Respecter le secret professionnel - Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l'établissement - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétences - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Connaissances requises Bureautique Connaissances approfondies Codage des actes Connaissances opérationnelles Communication Connaissances approfondies Droit des usagers du système de santé Connaissances approfondies Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Réglementation des archives Connaissances opérationnelles Secrétariat Connaissances approfondies Vocabulaire médical Connaissances approfondies Informations complémentaires Relations professionnelles les plus fréquentes : Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients (hospitalisations, consultations) Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires Service des Archives Nature et niveau de formation pour exercer le métier : Diplôme de secrétaire médicale. Présentation du service : Effectif médical de 3 oncologues, 1 hématologue, 1 médecin interne hématologue, 2 internes Activité de consultations externes, consultations interservices, médecine ambulatoire, hospitalisation continue oncologie et médecine interne Environnement professionnel : Poste à temps plein Amplitude de roulement 7h45-17h30 Effectif AMA du secrétariat : 5 agents Encadrement de proximité : CS+ CSS + AMA référente du pôle Encadrement supérieur : Coordinatrice des secrétariats médicaux Rattachement fonctionnel : Chef de service d'oncologie Rattachement hiérarchique : Direction des Ressources Humaines