Secrétaire médicale Onco-Hématologie

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Les Hôpitaux de Chartres Les Hôpitaux de Chartres, établissement support du Groupement Hospitalier de territoire d'Eure et Loir, (HOPE - Hôpitaux publiques Euréliens), disposent d'une capacité de 1009 lits et couvrent l'ensemble des filières du secteur de la santé. Troisième établissement de la région Centre Val de Loire, le CH de Chartres est le 1er employeur du département avec plus de 2500 agents. L'établissement est réparti sur trois sites au sein de l'agglomération chartraine et regroupe neuf pôles de soins couvrant l'ensemble des disciplines médicales, chirurgicales, obstétriques, gériatriques, de soins de suite et de réadaptation, de psychiatrie infanto-juvénile, un pôle management (regroupant les fonctions administratives, RH, finances, logistique, restauration, la qualité et gestion des risques, les achats, le SI, etc.) et compte également un IFSI/IFAS/IFA. Dans le cadre de sa politique diversité, les postes du CH de Chartres sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Les Hôpitaux de Chartres c'est aussi La possibilité d'accéder au statut de fonctionnaire, un accès à la formation continue et aux études promotionnelles, la possibilité de télétravail (en fonction du métier) Une crèche sur le site de Louis Pasteur et un restaurant du personnel, des séances Bien être et cours de sport gratuits pour les personnels, une cafétéria et point presse, restauration Food truck, un parking gratuit, Une association de loisirs du personnel et la présence sur site d'une correspondante CGOS (prestations sociales et loisirs.) et MNH (Mutuelle Nationale Hospitalière) Le service Le service d'ONCO-HEMATOLOGIE appartient au pôle HORG (Hématologie Oncologie Rhumatologie Gastroentérologie Médecine polyvalente) Le service d'ONCO-HEMATOLOGIE prend en charge les patients atteints de pathologies hématologiques et cancéreuses (tout organe). Il comprend un secteur d'hospitalisation conventionnelle (20 lits), un secteur d'Hospitalisation de Jour Thérapeutique (24 places) L'hospitalisation conventionnelle et les consultations se situent au même endroit (étage 1 au-dessus du bâtiment URGENCES), l'HDJ Thérapeutique est installée au cur de l'Hôpital Louis Pasteur (étage 2 bâtiment Fontenoy). L'équipe se compose de 30 paramédicaux, 5 secrétaires médicales et 10 médecins. LE POSTE : Mission : La/le secrétaire médicale d'ONCO-HEMATOLOGIE est en charge de : L'accueil physique et téléphonique des patients, La préparation des consultations (collecte des éléments médicaux nécessaires au diagnostic, classement dans le dossier patient informatique et/ou papier), La planification des divers rendez-vous pour les bilans d'extension ou de suivi, La gestion des entrées et des sorties des patients hospitalisés en secteur conventionnel et d'HDJ Thérapeutique, en lien avec les équipes médicales et soignantes, La coordination patient / médecin avec saisie des comptes rendus médicaux. Activités : - Accueil physique pour les consultations, les prises de rendez-vous, les régularisations administratives (ordonnances, prescriptions médicales de transports, organisations de rendez-vous, etc) - Accueil téléphonique pour la prise des rendez-vous des patients, des délégués médicaux, pour des demandes diverses émanant de patients, de médecins... - Organisation des bilans d'extension et de suivi - Gestion des dossiers médicaux pour les secteurs d'hospitalisation conventionnelle, d'HDJ Thérapeutique et de consultations - Classement des documents médicaux en lien avec le suivi des patients dans le dossier médical papier, numérisation dans le Dossier Patient Informatisé et insertion dans PACS de l'imagerie - Utilisation d'un logiciel spécifique pour la programmation des transports/patients (SPEEDCALL) au moment des sorties - Frappe des comptes rendus (consultations, hospitalisation) et de courriers administratifs - Tri du courrier et distribution aux destinataires - Gestion des plannings des médecins - Accueil physique pour les consultations, les prises de rendez-vous, les régularisations administratives (ordonnances, prescriptions médicales de transports, organisations de rendez-vous, etc) - Accueil téléphonique pour la prise des rendez-vous des patients, des délégués médicaux, pour des demandes diverses émanant de patients, de médecins... - Organisation des bilans d'extension et de suivi - Gestion des dossiers médicaux pour les secteurs d'hospitalisation conventionnelle, d'HDJ Thérapeutique et de consultations - Classement des documents médicaux en lien avec le suivi des patients dans le dossier médical papier, numérisation dans le Dossier Patient Informatisé et insertion dans PACS de l'imagerie - Utilisation d'un logiciel spécifique pour la programmation des transports/patients (SPEEDCALL) au moment des sorties - Frappe des comptes rendus (consultations, hospitalisation) et de courriers administratifs - Tri du courrier et distribution aux destinataires - Gestion des plannings des médecins Organisation du travail : secrétariat ouvert au public du Lundi au Vendredi de 8h30 à 17h, sans interruption Horaires : 8h30-16h30 / 9h-17h par roulement 25 jours de congés et 14 jours de RTT (base 37h30 par semaine à temps plein sur une année complète) PROFIL RECHERCHÉ : Compétences et qualités - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers - Élaborer, adapter et optimiser le planning des rendez-vous - Rédiger et mettre en forme des documents et/ou rapports relatifs au domaine de compétence - Organiser et classer des données, des informations, des documents de natures diverses - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations médico-administratives relevant de son domaine de compétence - Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Savoir être attentif/ve aux demandes, réactif/ve et polyvalent.e - Respecter la confidentialité et le secret professionnel. Diplômes et titre requis réglementaires / Expérience/ Formations requises et/ou appréciées Diplôme dans le domaine du secrétariat médical : Bac F8 SMS ou ST2S / certification professionnelle Secrétaire Assistant(e) Médico-Administratif(ve) titre IV. Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical.