Secretaire Medicale Hdj Douleur Consultations Douleurs H/F

Descriptif Descriptif du poste : Fiche émise le 24/06/2024 Intitulé du poste SECRETAIRE MEDICALE Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s) Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif Famille / Spécialité professionnelle / Métier Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20 Unité Fonctionnelle Pôle HDJ DOULEUR - CONSULTATIONS DOULEURS SANTE PUBLIQUE Localisation du poste de travail CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex 9 Lieux d'intervention Centre Hospitalier de Carcassonne Présentation du service d'affectation - Localisation Rez-De Chaussez secteur Santé publique Description synthétique du poste Description reproduite en cas de publication de poste Secrétaire médicale. Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs. Missions principales (non exhaustives) ·  Accueil physique et téléphonique, ·  Prise des RDV pour les consultations douleur et addictologie, planification et coordination des hospitalisations de Jour, ·  Production de comptes rendus de consultations médicales, de courriers, d'ordonnances, de certificats médicaux ·  Préparation des dossiers des patients externes et HDJ, ·  Classement et/ou numérisation des documents et courriers, ·  Remplacement de son binôme sur la consultation d'addictologie (remplacement mutuel durant les absences). Missions annexes / spécifiques (non exhaustives) 4 Accueil des patients des consultations / HDJ, 4 Frappe des courriers de consultations et HDJ, 4 Gestion des messages des patients et des messages médecins, 4 Gestion des boites mails (rdv, prestataire, bio, réunion), 4 Gestion des dossiers postcures et sevrage, 4 Gestion du courrier arrivé et départ, 4 Gestion des bons de consultations interservices (distribution et saisie), 4 Saisie codage activité des médecins et équipes pluridisciplinaires externe et interne, 4 Création épisodes de soins et tableaux de bord, 4 Recueil et saisie des données statistiques de l'activité, 4 Gestion des tableaux de bords des médecins, 4 Participation aux réunions pluridisciplinaires (saisie des comptes rendus). LIENS HIERARCHIQUES HIERARCHIE ADMINISTRATIVE HIERARCHIE FONCTIONNELLE - Direction des Ressources Humaines, - AAH - Responsable des secrétariats médicaux, - AMA référente de pôle (coordination). - Chef de Pôle, - Chef d'UMA, - Praticiens hospitaliers du service, - Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle, - Cadre de Santé du service.   LIENS FONCTIONNELS INTERNES EXTERNES - Chef de pôle, - Chefs des Unités Médicales d'Activité, - Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité, - Cadres de santé, - Médecins Responsables des UMA, - AMA référentes de pôle (coordination), - Personnel. - Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier, - Personnel médical, paramédical et administratif du CH, - Médecins et secrétaires extra hospitaliers, - Usagers externes. QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES   Intitulé Niveau recherché     S A M E CONNAISSANCES Bureautique - Secrétariat     X   Codage des actes   X     Communication     X   Droits des usagers, patients   X     Organisation et fonctionnement interne     X   Réglementation des archives   X     Terminologie médicale     X   SAVOIR FAIRE Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers     X   Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone     X   Rédaction et mise en forme de documents     X   Capacité d'analyse et de priorisation     X   Travail en équipe et en réseau     X   Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers     X   Secret professionnel Droit de réserve     X   SAVOIR ETRE Qualité d'adaptation     X   Rigueur     X   Patience et écoute     X   Sens de la collaboration, du travail en équipe     X   Exemplarité     X   Réserve     X   Implication     X   S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise Profil Pré requis obligatoires : ·         Aisance à la saisie des comptes rendus, ·         Maîtrise de la terminologie médicale, ·         Savoir-être. Pré requis souhaités æ Compétences techniques :      Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,      Maîtrise de la fonction d'accueil,      Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé. æ Compétences sociales :      Travail en équipe,      Transmission de l'information,      Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient. æ Compétences organisationnelles :      Facilités d'adaptation à la polyvalence,      Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.   Conditions d'exercice Rythme de travail : JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi. Composition équipe secrétariat - conditions organisationnelles : Equipe de deux secrétaires : 1 temps plein + 0.80. Planification des congés réalisée avec la secrétaire temps plein (consultations addictologie, consultations douleur et HDJ douleur) : permanence d'au moins une secrétaire. Exigences relationnelles : - Discrétion, - Ecoute et disponibilité, - Réactivité, - Travail en équipe, - Polyvalence, - Adaptabilité, Logiciels utilisés : CROSSWAY, WORD, EXCEL, Outlook, VOX-T, Cpage, WEBSANTE, Logiciel archives, Internet et Intranet.   Autres renseignements   Visa de l'autorité hiérarchique         Contacts                                  Service demandeur                                                                    Gestionnaire Nom Fonction Tél Adresse mail Mme ELOY Véronique   Attachée d'Administration Hospitalière Responsable des secrétariats médicaux   04 68 24 27 03   [email protected] Nom Fonction Tél Adresse mail Mme Emmanuelle PROT   Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale   04 68 24 20 36   [email protected] Profil recherché : Pré requis obligatoires : Aisance à la saisie des comptes rendus, Maîtrise de la terminologie médicale, Savoir-être. Pré requis souhaités æ Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques, Maîtrise de la fonction d'accueil,      Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé. æ Compétences sociales : Travail en équipe, Transmission de l'information, Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient. æ Compétences organisationnelles : Facilités d'adaptation à la polyvalence,      Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.