SECRETAIRE MÉDICALE (H/F) en HEPATO-GASTRO-ENTEROLOGIE

Descriptif Poste à temps plein Poste à pourvoir à partir du 02/12/2024 DEFINITION : Traiter et coordonner les opérations et les informations médico administratives du patient. ACTIVITES PRINCIPALES - Accueil : o physique des usagers o accueil téléphonique des usagers et des partenaires de soins - Prise de rendez-vous de consultation et d'examens - Au décours de la consultation : o planification et organisation de futurs rendez-vous (consultation, examen) o planification d'intervention au bloc opératoire o saisie des actes de consultation - Gestion des futures admissions : demande de pré-admission et étiquettes - Gestion bureautique : o frappe de documents (comptes rendus d'hospitalisation, de consultation, d'examens spécifiques, comptes rendus opératoires) o correction des courriers (relecture, correction, remise en forme, destinataires) o gestion de la boite d'envoi : validation et envois apicryptés ou postaux - Gestion du dossier patient : o Création o Demande de dossiers aux Archives Centrales o Classement du séjour à la sortie o Préparation des consultations et vérification des éléments du dossier (examen en attente, etc) o Classement des documents reçus après la sortie o Préparation du chariot de retour aux Archives Centrales o Numérisation des documents papier pour le dossier patient informatisé - Suivi des entrées et sorties dans le service, localisation des dossiers - Organisation de la sortie du patient et/ou du transfert éventuel - Gestion du courrier interne/externe : distribution, relève de la boîte à lettres, tri, répartition aux différents interlocuteurs - Saisie du planning du secrétariat et transmission à la coordinatrice des secrétariats médicaux - Frappe de courriers administratifs hors dossier patient. SPECIFICITE(S) DANS LE METIER - ACTIVITE MEDICALE LIBERALE DES PRATICIENS DU CH Régie : o encaissement des honoraires médicaux o gestion et suivi de l'activité libérale du praticien via PASTEL tableau de suivi RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES HIERARCHIQUE(S) - Directeur - Directeur des Ressources Humaines - Coordinatrice des secrétariats médicaux FONCTIONNELLE(S) - Médecins de l'unité - Cadre de sante et équipe de soins SAVOIR-FAIRE REQUIS - Aptitude à la communication orale directe et téléphonique - Facultés relationnelles - Aptitude et sens du travail en équipe - Identification / analyse des situations d'urgence PRE-REQUIS INDISPENSABLE POUR L'EXERCER COMPETENCE(S) RECQUISE(S) : - Maîtrise des logiciels métiers : EASILY Virtual Archives Web100T FCC téléphonie - PASTEL - Connaissance et utilisation des logiciels institutionnels : Webmail BlueMédi - Connaissance et utilisation des outils de bureautique de base : Word Excel - Utilisation de sténorette - Frappe rapide et efficace - Terminologie médicale générale et spécialisée - Respect des règles d'identito-vigilance - Orthographe, bonne syntaxe, vocabulaire QUALITE(S) RELATIONNELLE(S) : - Bonne présentation, souriante et agréable - Bonne expression orale - Respect des personnes et de la confidentialité - Capacité d'ouverture et de tolérance - Dynamisme et esprit d'initiative - Esprit méthodique et sens de l'organisation - Rigueur - Investissement et motivation - Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions - Confiance en soi - Adaptation et mobilité - Polyvalence - Disponibilité - Ponctualité