SECRETAIRE MEDICALE (F/H) service Neurologie

Descriptif POLE MANAGEMENT RESSOURCES HUMAINES Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales (SR/FP) NOTE D'INFORMATION N° 2024-45 OBJET : VACANCE DE POSTE J'informe l'ensemble du personnel administratif de la possibilité de mutation interne : POSTE TEMPS DE TRAVAIL SECRETAIRE MEDICALE SERVICE NEUROLOGIE VOIR FICHE DE POSTE CI-JOINTE REFERENCE INFORMATIQUE N° : NEUEEG_SEME_001 1 poste 100% Les candidatures sont à transmettre à la DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES JUSQU'AU : Vendredi 20 Septembre 2024 inclus Fait à VICHY, le 02 Septembre 2024 P/Le Directeur, La Directrice Adjointe Chargée des Ressources Humaines et Relations Sociales, Sandy RIZZO Diffusion Générale FICHE DE POSTE CENTRE HOSPITALIER JACQUES LACARIN Service Formation - GPMC FICHE DE POSTE Référence informatique n° : NEUEEG_SEME_001 Diplôme ou niveau requis BAC avec formation qualifiante ou expérience professionnelle dans le domaine et/ou grade de secrétaire médicale ou d'adjoint administratif. Positionnement dans l'organigramme Autorité hiérarchique : N+1 : Coordinatrice des secrétariats médicaux Autorités fonctionnelles N+1 Cadre de Santé du service N + 2 Cadre Supérieur de santé du pôle N+3 : Chef de Service Liaisons fonctionnelles : Secrétariats de l'ensemble des services du Centre hospitalier Bureau des entrées Imagerie Médicale Archives Secrétariat de Direction DIM Présentation de l'unité de Neurologie Consultations externes/Hospitalisation/Explorations Fonctionnelles/Douleur/Mémoire/Sommeil. Mission du service : Diagnostiquer et traiter les principales pathologies : AVC, épilepsie, parkinson, sclérose en plaques, démences, méningites Prise en charge globale des besoins altérés de la personne soignée par une équipe pluridisciplinaire Maintenir ou restaurer le bon état physique des patients en vue de la rééducation en particulier Assurer les traitements des patients atteints de SEP en hospitalisation de jour. Diagnostiquer des pathologies du système nerveux central et périphérique. Localisation Hospitalisation (Neurologie/UNV/HDJ Douleur/Sommeil) : 4ème étage aile SUD BMC 25 lits répartis en 2 secteurs : Neurologie et Unité Neuro-Vasculaire 2 lits sommeil 2 chambres HDJ douleur Consultations Externes et Explorations Fonctionnelles : Secrétariat partagé avec une autre spécialité Rez-de-chaussée Pôle Femme-Enfant Constitution de l'équipe 1 Chef de Service référent Unité Neuro-Vasculaire 6 médecins neurologues : 2 médecins référents Unité Neuro-Vasculaire 1 médecin référent Neurologie Consultations Toxines / Mémoire 1 médecin référent Douleur 1 médecin référent Explorations Fonctionnelles du système nerveux 1 médecin référent Sommeil 1 cadre de santé 4,7 ETP secrétaires : 1 hospitalisation, 1 consultations externes, 1 consultation mémoire, 1 explorations fonctionnelles, et 0,7 douleur. 10 ETP IDE 15,2 ETP AS 2,5 ETP ASHQ 0,50 orthophoniste 0,70 kinésithérapeute 2 neuropsychologues 0,30 psychologue 0,30 assistante sociale 4 ETP IDE Explorations Fonctionnelles 1 ETP IDE Douleur 0,60 psychologue douleur Conditions d'exercices et particularités du poste Horaires de travail en journée : roulement sur 2 horaires différents Localisation : 2 postes au 4ème étage (secrétariat partagé avec le service de Pneumologie Hospitalisation) du BMC et 3 postes au PFE (secrétariat partagé avec le service de Rhumatologie Consultation) Polyvalence sur les 5 postes de travail du secrétariat Postes de travail identifiés : o 1 poste d'accueil 1 (accueil physique et téléphonique, gestion des mails) o 1 poste d'accueil 2 (accueil téléphonique, frappe des courriers urgents, remplacement des postes en congés) o 1 poste d'accueil 3 à 70% (préparation des consultations, archivage, gestion HDJ douleur) o 1 poste gestion de l'hospitalisation (classement des dossiers, et frappe du courrier, archivage) o 1 poste gestion des Explorations Fonctionnelles / Douleur (frappe, accueil téléphonique, gestion des rendez-vous, gestion mails douleurs). Manutention des dossiers d'hospitalisation lors de l'archivage Port de la blouse fermée obligatoire Travail en équipe pluridisciplinaire Travail avec des partenaires extérieurs : laboratoires et autres centres hospitaliers pour les prises de rendez-vous, sécurité sociale, taxi ambulance, médecins de ville et maisons de retraite Bonne maitrise des règles grammaticales et orthographiques Technologies utilisées Matériel bureautique et informatique Logiciels (EASILY, HEXTANT, ORBIS, MON SISRA, HPLANNER, TEMPO, QUALIOS, DIMO MAINT, GLPI, DICT'TRANSCRIPTEUR, WORD, EXCEL) Missions principales Accueil physique et téléphonique des patients en hospitalisation et consultation ainsi que des visiteurs: o Informer et orienter les personnes o Prendre les rendez-vous avec les médecins du service pour les consultations o Dispatcher les appels téléphoniques au sein du service o Organiser les rendez-vous pour les examens extérieurs des patients o Gérer les rendez-vous en cas d'absence du médecin Gestion des dossiers patients hospitalisés: o Préparer, créer ou récupérer les dossiers de consultation et d'hospitalisation o S'assurer de la codification des actes et des pathologies et alerter le médecin en cas de non conformité o Frapper les courriers de sortie o Compléter, classer puis archiver les dossiers o Gestion des rendez-vous famille. o Prise de rendez-vous pour les examens des patients Secrétariat du service : o Gérer les congés des médecins via CLEPSYDRE o Temps médical o Gestion du courrier externe/interne o Scannage des documents patients o Impression et diffusion des courriers o Missions spécifiques ou ponctuelles Accueillir et former les stagiaires. Participation aux réunions de service Frappe des courriers urgents du service Aide au pool de frappe quand possible Réservations de salle Passer les commandes de fournitures de bureau du service auprès du cadre de santé. Fournir les dossiers des patients en cas d'enquêtes médicales. Suivre les dossiers des patients ayant une pathologie particulière en vue d'étude. Se former pour maintenir ses compétences Activités complémentaires et/ou transversales Lien avec le Répertoire des compétences.