Secretaire Medicale Consultations Pneumologie Hospitalisations Pneumologie H/F

Descriptif Descriptif du poste : Présentation du service d'affectation CONSULTATIONS ET HOSPITALISATIONS SECRETARIAT MUTUALISE Description synthétique du poste Description reproduite en cas de publication de poste Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie.  Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs. Descriptions des missions principales (non exhaustives) CONSULTATIONS ACCUEIL ·         Accueil physique : -          Accueil des patients, -          Vérification des données administratives du patient, -          Vérification des documents médicaux du patient, -          Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés, -          Délivrance des courriers, ordonnances. ·         Accueil téléphonique : -          Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons, -          Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans. ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAUX -          Saisie de l'activité médicale, -          Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour. GESTION DU DOSSIER -          Préparation des consultations externes et affectation des salles, -          Numérisation des documents, courriers et bilans. PRODUCTION DE DOCUMENTS -          Courriers, ordonnances, Certificats GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION -          Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour, -          Reprogrammer les rendez-vous en cas d'absence des médecins. AUTRES -          Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés, -          Demandes de réparations sur ASSET+. HOSPITALISATIONS -          Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l'établissement (médecins, cadres, etc), -          Production des courriers médicaux, administratifs, documents types pour le service, -          Gestion du courrier arrivé et départ, -          Gestion du tableau de bord des médecins, -          Gestion des dossiers médicaux intra et extra-établissement, -          Numérisation des documents, -          Gestion du courrier externe et interne, -          Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents). Missions annexes / spécifiques (non exhaustives) CONSULTATIONS ·         Mise à jour des ententes préalables pour appareillage (création, renouvellement, envoi), Remise aux patients de documents spécifiques (apnées du sommeil, fibroscopie, écho endoscopie, Tep Scan, réhabilitation respiratoire), Faxer les demandes (Tep scan, séjours), suivre les RDV, Appeler l'IDE en début de consultation pour signaler l'arrivée des patients, Encadrement et accompagnement pédagogique des stagiaires. HOSPITALISATIONS ·         Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins, ·         Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales, ·         Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires, ·         Gestion des messages des patients, ·         Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire, ·         Mise à jour de DEP (demande de prise en charge) pour appareillage respiratoire et archivages des documents de prise en charge, ·         Traitement, mise en forme et reproduction de documents types pour le service, ·         Réservation et gestion de la salle de Réunion du Pôle CPR et du matériel nécessaire, ·         Gestion et saisie des bons 2 C'et des actes réalisés en externes pour le service d'hospitalisation ou en HDJ, ·         Planification des polygraphies demandées par bon 2C', ·         Production de documents/courriers administratifs, de documents types pour le service (Questionnaires, projet de service, demandes de matériels, ), ·         Lien avec le service pour la sortie des patients, ·         Gestion des fournitures et matériel bureautique, ·         LIENS HIERARCHIQUES HIERARCHIE ADMINISTRATIVE HIERARCHIE FONCTIONNELLE - Direction des Ressources Humaines, - AAH - Responsable des secrétariats médicaux, - AMA référente de pôle (coordination). - Chef de Pôle, - Chef d'UMA, - Praticiens hospitaliers du service, - Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle, - Cadre de Santé du service. LIENS FONCTIONNELS INTERNES EXTERNES - Chef de pôle, - Chefs des Unités Médicales d'Activité, - Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité, - Cadres de santé, - Médecins Responsables des UMA, - AMA référentes de pôle (coordination), - Personnel. - Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier, - Personnel médical, paramédical et administratif du CH, - Médecins et secrétaires extra hospitaliers, - Usagers externes. QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES   Intitulé Niveau recherché     S A M E CONNAISSANCES Bureautique - Secrétariat     X   Codage des actes   X     Communication     X   Droits des usagers, patients   X     Organisation et fonctionnement interne     X   Réglementation des archives   X     Terminologie médicale     X   SAVOIR FAIRE Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers     X   Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone     X   Rédaction et mise en forme de documents     X   Capacité d'analyse et de priorisation     X   Travail en équipe et en réseau     X   Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers     X   Secret professionnel Droit de réserve     X   SAVOIR ETRE Qualité d'adaptation     X   Patience     X   Rigueur     X   Sens de la collaboration, du travail en équipe     X   Exemplarité     X   Réserve     X   Implication     X   S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise    Profil  Pré requis obligatoires : ·         Savoir-être, ·         Aisance à la saisie des comptes rendus, ·         Maîtrise de la terminologie médicale. Pré requis souhaités æ Compétences techniques :      Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,      Maîtrise de la fonction d'accueil,      Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé. æ Compétences sociales :      Travail en équipe,      Transmission de l'information,      Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient. æ Compétences organisationnelles :      Facilités d'adaptation à la polyvalence.      Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles. Conditions d'exercice Rythme de travail : JOUR à Amplitude : 07H40  Horaires possibles : 8H50-16H30 / 09H00-16H40 / 09H20-17H00 / 10H00-17h40 Exigences relationnelles : - Travail en équipe mutualisation consultations/hospitalisations, - Adaptabilité, - Gestion des communications. Autres : Polyvalence à mutualisation effectif secrétaires médicales  hospitalisations /consultations  pneumologie. Logiciels utilisés : CROSSWAY UNIT RDWIN), WORD, EXCEL CPAGE, Logiciel Archives, Internet et Intranet,   Contacts                                  Service demandeur                                                                    Gestionnaire Nom Fonction Tél Adresse mail Mme ELOY Véronique   Attachée d'Administration Hospitalière Responsable des secrétariats médicaux   04 68 24 27 03   [email protected] Nom Fonction Tél Adresse mail Mme Emmanuelle PROT   Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale   04 68 24 20 36   [email protected]   Profil recherché : Pré requis obligatoires : ·         Savoir-être, ·         Aisance à la saisie des comptes rendus, ·         Maîtrise de la terminologie médicale. Pré requis souhaités æ Compétences techniques :      Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,      Maîtrise de la fonction d'accueil,      Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé. æ Compétences sociales :      Travail en équipe,      Transmission de l'information,      Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient. æ Compétences organisationnelles :      Facilités d'adaptation à la polyvalence.      Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles