Secrétaire Médicale Chirurgie Urologique Et Viscerale

Descriptif Fonction : AMA (assistante médico-administrative) Service : chirurgie urologique et viscérale Position hiérarchique : Assistante médico-administrative référente de pôle, Coordinatrice des secrétariats médicaux Position fonctionnelle : chef de service, cadre de santé, responsable médical du pôle, cadre supérieur de santé du pôle, directions fonctionnelles, AMA référente ACTIVITES Accueil et orientation des patients : Assurer l'accueil téléphonique et physique des patients et/ou des familles Orienter les patients ou les familles vers les personnes capables de les renseigner Elaborer et expliquer les documents de sortie au patient Prise de rendez-vous / gestion des agendas : Donner les rendez-vous en tenant compte du niveau de priorisation en lien avec le médecin Organiser les rendez-vous des patients hospitalisés (consultation, imagerie médicale, EFC, EFR) Programmer le brancardage des différents examens des patients hospitalisés (PTAH) Commander les transports des retours à domicile ou des transferts. Programmer : HDJ, HDS, Hospitalisation conventionnelle, interventions chirurgicales Gérer les différents staffs avec les laboratoires Gestion des dossiers patients : Rechercher de dossier, commande du DPU et suivi dans le logiciel SWAP Classer et archiver le Dossier Patient Unique selon les bonnes pratiques Rechercher des documents dans le DPI à la demande du médecin Gérer les demandes d'accès au dossier médical d'un patient en lien avec la DACTUP Saisie et mise en forme de documents : Saisir les comptes rendus opératoires / Mettre en forme les lettres de liaison Saisir les différents courriers ou documents (courrier, ordonnances, certificats, protocoles) Saisir et diffuser la liste de garde (praticiens et internes) aux personnes concernées et à la direction Traitement de l'information/documents communiqués : Suivre l'exhaustivité des lettres de liaison non dictées Envoyer les courriers internes et externes Trier et distribuer le courrier du service Scanner les différents documents à insérer dans le DPI Traitement des données : Saisir le codage dans Clip (PMSI) Suivre l'exhaustivité du codage Planification des activités spécifiques au service : Préparer et participer à des réunions de sortie Préparer le staff médical gastro chirurgie Préparation des dossiers RCP oncologie et suivi des rendez-vous Gestion des stocks : Reprographie / Magasin Fournitures consommables Ordonnances / Bons (examen) / Formulaires CERFA Particularités : Contribuer à la polyvalence avec les autres secrétaires en chirurgie viscérale, bariatrique et oncologie digestive Mettre en forme de documents de service (procédures, livret d'accueil, grille d'audit, logigramme) Assurer le secrétariat de la chefferie de service Connaissances associées : Outils bureautiques (Word, Excel) - Cristalink/Easily - Hexagone Web Cyberlab Intranet Clips - Lifen Identitovigilance Règles de codages PMSI Terminologie médicale Droit des patients Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Savoir-faire requis : Maitriser l'expression écrite et orale Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations Rigueur professionnelle / Confidentialité Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle Temps de travail : Planifier ses congés en coordination avec la secrétaire référente du pôle (en accord avec sa collègue) Informer la référente des absences imprévues Horaires et lieu de travail : Service de chirurgie viscérale, urologie et bariatrique 3ème étage du Bâtiment Changeux Amplitude horaire du Secrétariat : 8h 17h / Temps de travail : 7h24