Secretaire Medicale Chefferie De Pole Et De Service H/F

Descriptif Descriptif du poste : Le CHRU recherche un/une Secrétaire Médical(e) Spécificité Chefferie de Pôle et de Service Quels sont les atouts du poste ? Si vous êtes fonctionnaire (fonction publique de l'Etat ou des collectivités territoriales) : vous pouvez rejoindre le CHRU par la voie du détachement ou, par mutation si vous exercez  vos fonctions en tant que titulaire au sein d'un établissement publique hospitalier. Si vous êtes recruté en tant que contractuel vous pourrez accéder au statut de fonctionnaire en vous présentant aux concours. Activités Chefferie de pôle  Gestion des appels téléphoniques / prise de rendez-vous / orientation des appels / messages divers, planning Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs du pôle et le trio de pôle, en interne et en externe dans le respect des règles de confidentialité (CHRU, UGECAM, Direction des sites) Organiser et participer aux réunions du pôle et du service (planification, convocation, supports, préparation et accueil, rédaction et diffusion compte rendu) . Assurer le suivi des actions du pôle : relevé annuel d'activité, suivi des objectifs du contrat de pôle, organisation des évènements du pôle... Assister au BPE (6 par an - de 19h à 21h)+ saisie des CR Gérer la communication et la documentation du pôle:  Mise à jour du site internet, signalétique, diffusion des notes d'information. Alimentation des espaces partagés (activité et travaux, listes de gardes, planning des congés... ) Aider les secrétariats du pôle en cas de besoin (saisie, téléphone)Gestion des mails du secrétariat de pôle Gestion de l'agenda du chef de pôle et du (de la) cadre supérieur(e) du pôle Référent GEDOC : mise en ligne, suivi Toute mission administrative complémentaire à la bonne prise en charge des activités.  Activités « Chefferie de service »  Gestion des mails envoyés par le chef de service Gestion des RDV administratifs, délégués médicaux Traitement des courriers et documents liés à l'activité de chefferie de service (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Accueil téléphonique et gestion des appels Mise à jour et diffusion des plannings et tableaux de garde des médecins Gestion des arrivées des internes et étudiants hospitaliers (diffusion du planning, ouverture des comptes, équipements, blouse etc) Organisation d'examens : DES, ECOS Suivi et gestion et l'archivage des documents administratifs Gestion des locaux et des salles de réunion Gérer administrativement les externes, internes, ACC et éventuels chirurgiens stagiaires (interface entre la DAM, la faculté de médecine et le chef de service) : Listes Demandes de modification du paramétrage bureautique du logiciel du DPI Accueil : accès, tenue, vestiaire... Transmission plannings de cours Suivi des demandes d'agrément du service ainsi que des dossiers de renouvellement ou attribution des postes d'ACC Fiches d'évaluation de stages Organiser des congrès et autres manifestations : cours, enseignement, séminaires, DIU Se tenir informé(e) des demandes d'accès dossier Toute mission administrative nécessaire à la prise en charge des activités du service Profil recherché : Maîtrise de la bureautique et des outils institutionnels (Dxcare, DxPlanning, Gesmedic, Word, excel, outlook...) Rigueur, autonomie, dynamisme Maîtrise du vocabulaire médical, de l'orthographe et de la grammaire Bonnes capacités rédactionnelles et de prises de notes Dextérité à la saisie des courriers Connaissance du milieu hospitalier, de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement Méthode et organisation dans le travail Respect de la confidentialité Respect des procédures et protocoles de I 'Établissement Sens du travail en équipe