Secretaire Medical Unite Post Urgence Geriatrique 50% H/F

Descriptif Descriptif du poste : ACTIVITES / MISSIONS : 1.     ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL   Secrétariat au sein du service de l'unité post-urgence gériatrique. 1 bureau dans 1 pièce dédiée à la secrétaire (fenêtre, porte) en rez-de-chaussée du bâtiment.   2.     MISSIONS   -Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers. -Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations). -Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. -Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.   3.     ACTIVITES >Accueil - Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d'urgence et les besoins/attentes des patients) - Prise de rendez-vous pertinente pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des médecins - DXplanning >Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative - Gestion des agendas des médecins (dans Outlook) - Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (hospitalisations, examens) en lien avec les plateaux techniques, les services de consultations et d'hospitalisations - Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire >Gestion et suivi des éléments du dossier patient - Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identitovigilance - Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire - Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales) >Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité   - Prise de notes, saisie, mise en forme de documents - Traitement des courriers - Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance       4.       AUTRES ACTIVITES :        -    Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents,               étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...) -          Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux -          Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l'activité       5.       LISTE DES TACHES RATTACHEES AU SECRETARIAT DE L'UPUG : -          Courrier d'hospitalisation 48h avant la sortie des patients : Ø  Fusion Ø  Relecture pour fautes de frappe/ orthographe + mise en forme Ø  Relecture du courrier le jour de la sortie + envoi -          Récupérer les comptes rendus des différentes hospitalisations et consultations Ø  Les scanner et mettre dans document externe (DxCare) -          Numérisation des dossiers patient papier, ECG, examens papiers, personne de confiance + directives anticipés Ø  Rendre les documents à la famille -          Prendre les RDV familles / personne de confiance à 48h de l'arrivée du patient (planning Outlook médecins et le noter dans le planning et l'agenda papier de chacun des intervenants)  -          Contact avec les familles des patients (rdv, autres)  -          Mise à jour destinataire de l'adresse mail générique upug.sa (changement internes, CCA, médecins, cadre de santé) -          Impression + mise à jour liste astreinte médecins du pôle -          Prise de RDV externe pour patient -          Envoyer Fax (bilans/ ordonnances/ CRH) à la demande des correspondants de sortie (EHPAD - SSR) -          Création fiche Silbo des patients arrivant en entrée directe et mise à jour des dates de sorties (Logiciel SILBO) -          Veiller à la rédaction des courriers de décès -          Point avec Médecins séniors si demande hospitalisation ou administrative -          Rappel famille si oubli effet personnel COMPETENCES REQUISES : TECHNIQUES : -Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences -Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites -Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité -Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences -Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning, Service Patient à la demande) ORGANISATIONNELLES : -Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences -Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle - Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service/de l'unité/de l'établissement -S'investir dans les projets du service/de l'unité/de l'établissement -Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat) RELATIONNELLES : -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical -S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone -Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles -Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Profil recherché : Nous recherchons une personne motivée, qui saura prioriser les tâches, possédant un excellent relationnel, et une envie de travailler en équipe. La prise d'initiative sera indispensable pour ce poste où tout est à faire. COMPETENCES REQUISES : TECHNIQUES : -Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences -Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites -Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité -Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences -Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning, Service Patient à la demande) ORGANISATIONNELLES : -Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences -Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle - Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service/de l'unité/de l'établissement -S'investir dans les projets du service/de l'unité/de l'établissement -Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat) RELATIONNELLES : -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical -S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone -Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles -Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel