Secretaire Medical(e) – Infanto Juvenile – Institut Paris Brune – 75014 Paris

Descriptif Grade : Adjoint administratif / Assistant Médico-administratif Intitulé du poste : Secrétaire médical(e) Lieux de travail : Site Institut Paris Brune 26 boulevard Brune - 75014 Paris UPPEA - 3ème étage Liaisons hiérarchiques : Chef de service Cadre Administratif de Pôle Liaisons fonctionnelles : Médecins, cadre de santé, secrétaires, psychologues, orthophonistes, psychomotricienne Les services du pôle 14 Les services administratifs du GHU Organisation du travail : Temps plein du lundi au vendredi, 7h30 par jour Repos hebdomadaire samedi, dimanche et jours fériés. Pause déjeuner : 30 minutes 14 RTT - Congés à positionner préférentiellement sur les périodes de congés scolaires Mobilité exceptionnelle sur le site Sainte-Anne Poste à pourvoir début 2025 Modalité de prise de poste : Accompagnement à la prise de poste par une adjointe administrative experte Evolutions possibles : Concours de la Fonction Publique Hospitalière Formation : Plan de formation de l'établissement VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ? Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5 600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées www.ghu-paris.fr / Linkedn Ghu Paris / Twitter @GhuParis DESCRIPTION DU POLE ET DU SERVICE Le pôle 14 réunit le secteur adulte 75G13, l'intersecteur de psychiatrie infanto-juvénile du 14ème arrondissement et l'unité périnatalité de l'Institut Paris Brune. L'intersecteur 6, service de psychiatrie infanto-juvénile, s'articule autour de 4 axes : - Consultations sectorisées (site Institut Paris Brune) CMP Unité Petite et jeune Enfance (2,5 à 5 ans) CMP Corentin (6 à 12 ans) CMP Ridder adolescents (13 ans - 18 ans) - Consultations spécialisées (site Institut Paris Brune) CAREPCI (Centre d'Accompagnement, Recherche, et Evaluation de l'Enfance et des Parentalités Complexes et Internationales) : adoption internationale, transculturelle, psychotraumatisme, laboratoire de psychologie UPPEA (Unité de psychopathologie de l'enfant et de l'adolescent) Centre Référent des Troubles du Langage des Apprentissages - Cure institutionnelle (site Sainte-Anne) Groupe Scolaire Thérapeutique (6 à 12 ans) CATTP Jeune enfance (3 à 6 ans) CATTP Enfance Intégration scolaire (6 à 12 ans) CATTP pré adolescents (12 à 14 ans) - Centre de psychothérapie (site Sainte-Anne) L'UPPEA reçoit des enfants et adolescents âgés de 4 à 16 ans présentant des difficultés d'apprentissage, pour des consultations spécialisées et bilans pluridisciplinaires, afin d'aider au diagnostic et à la prise en charge. L'UPPEA est le Centre Référent d'évaluation des Troubles spécifiques du langage et des Apprentissages du GHU Psychiatrie et Neurosciences. C'est une unité non sectorisée, qui reçoit les patients à la demande des professionnels de seconde ligne. L'équipe est composée de deux pédopsychiatres, six psychologues, trois orthophonistes, une psychomotricienne et deux secrétaires DESCRIPTION DU POSTE Le secrétariat médical de l'UPPEA est composé de deux secrétaires, l'une à temps complet (poste à pourvoir) et l'autre à 60 %. Le poste à pourvoir est celui du secrétariat médical des deux pédopsychiatres à temps partiel, dont le Responsable de l'Unité, et de certains consultants de l'unité (interne, psychologues, orthophonistes, psychomotricien). Les qualités requises sont de très bonnes capacités relationnelles (accueil des familles, liens avec les membres de l'équipe, coordination avec la deuxième secrétaire et les secrétaires des autres unités du service), de très bonnes capacités d'organisation (organisation des rendez-vous pluridisciplinaires), d'adaptation et d'initiative, une très bonne maitrise de l'orthographe et des logiciels de traitement de texte (relecture et mise en forme des comptes-rendus de bilan et des comptes-rendus de synthèse pluridisciplinaire). Le rôle de la secrétaire est central dans le fonctionnement de l'équipe. Activités permanentes : Accueil physique et téléphonique des patients et leur famille et réception des demandes Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité Demande de reproduction et diffusion de documents Gestion de la boîte mail générique de l'unité Gestion des commandes (recueil et transmission des besoins) Gestion des agendas, prises de rendez-vous et envoi des convocations aux patients Organisation des réunions de recherche mensuelles en lien avec les médecins responsables (compte-rendu des réunions, planification, emails). Organisation des sessions de groupes d'observation pluridisciplinaire (2 sessions par an pour 5 enfants) Mise en forme et envoi des comptes rendus (mise en page, corrections et impression pour envoi aux patients et aux partenaire(s) de soin, ainsi que tout écrit médical) Participation à l'accueil des nouveaux arrivants et stagiaires Participation aux réunions de synthèses d'équipe et du service (prise de note et compte-rendu) Saisie des données liées à l'activité médicale (dont suivi et mise à jour de tableaux de bord) Tenue à jour du dossier patient informatisé : création, vérification (identitovigilance), numérisation des documents Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, classement, traitement, diffusion, archivage) Traitement des demandes d'accès au dossier patient, via la Maison des Usagers Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) Remplacements entre secrétaires de l'équipe, y compris sur le site Sainte-Anne COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE Formations, Diplômes et/ou qualifications requises Expérience en secrétariat fortement conseillée Savoir-faire Capacité à cerner les priorités Capacités à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations Capacités d'analyse et de synthèse Excellente maîtrise de la langue française Excellente maîtrise des outils bureautiques et du pack Office Réceptionner filtrer et orienter les appels téléphoniques Sens de l'organisation et du travail en équipe pluridisciplinaire et avec les partenaires Savoir-être Capacités d'anticipation et prises d'initiatives Gestion des émotions Qualités relationnelles, d'accueil, d'écoute et d'adaptation Rigueur professionnelle Sens des responsabilités Obligations professionnelles Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement, Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur, Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, réserve et neutralité, Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel. Risques liés au poste : Charge mentale importante : confrontation à des patients et/ou famille en souffrance.