Secretaire Medical(e) – Crb Crc – 75014 Paris

Descriptif Temps de travail : 100% Statut : CDD, CDI, mutation, détachement Grade : Assistant médico administratif / Adjoint administratif Intitulé du poste : Secrétaire médical(e) Lieux de travail : GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences site Sainte Anne 1 rue Cabanis 75014 Paris Organisation du travail Poste de jour. Horaires : Amplitude horaire de 9h à 16h30 par jour du lundi au vendredi (à réévaluer en fonction des besoins et activités) Spécificités liées à la fonction : Travail en équipe Poste à pourvoir dès que possible VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ? Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris DESCRIPTION DU SERVICE/POLE Venez contribuer aux missions du CRC. Au sien de l'unité, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale. Le CRC est situé sur le site de Sainte Anne. Il répond à un souhait du ministère de la santé d'améliorer la performance en matière de recherche clinique au sein des établissements de santé ; en favorisant notamment les inclusions dans les essais académiques et industriels. C'est une plateforme opérationnelle complète, mise à disposition des investigateurs et des équipes de soins engagées dans un projet de recherche. Le CRC dispose de 2 lits dédiés à la recherche, d'un laboratoire pour le conditionnement des échantillons et de tout l'environnement nécessaire à la conduite d'un protocole en recherche clinique. Cette structure est rattachée au pôle médicotechnique et dédie une partie de son activité au Centre de Ressources Biologiques (CRB). Aussi à la mise en place de projet du pôle médicotechnique comprenant le laboratoire de biologie médicale, les pharmacies et la stérilisation, l'équipe opérationnelle d'hygiène, CRB et CRC. Vous êtes dynamique, vous aimez le changement, les projets, les nouvelles techniques, force de proposition, le centre de recherche clinique vous correspond. POSITION DANS LA STRUCUTRE Liaison hiérarchique Direction des Ressources Humaines Chef de pôle Cadre supérieur du pôle Liaison fonctionnelle Médecin responsable du CRB, CRC Directeur de recherche et de l'innovation Médecins investigateurs Personnel de soins Services administratifs Différents partenaires (DRCI, laboratoire, PUI.) Autres CRC ou CIC INSERM DESCRIPTION DU POSTE Définition de la fonction La/le secrétaire traite la saisie d'information, la tenue des dossiers, le courrier, et la liaison avec les autres structures du pôle et les partenaires extérieurs du pôle liés à l'activité des 2 unités. Elle/il accueille et renseigne les sujets. Activités principales Gestion et coordination médico-administrative : -Gestion des agendas, planification, organisations des réunions, visites, conférences, événements, -Transmissions des messages, alertes sur les questions d'organisations. Archivage des dossiers -Accueil physique et téléphonique des sujets, des familles -Conception et rédaction de documents relatifs aux projets des services -Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rédaction des comptes-rendus de réunions) -Saisie des données liées à l'activité -Aide à la rédaction des procédures -Tenue à jour des dossiers administratifs -Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) -Vérification des informations administratives concernant le sujet dans le cadre de l'identitovigilance -Gestion des dossiers administratifs du personnel et suivis en lien avec le cadre supérieur Gestion des plannings : Congés et absence du personnel - Formation -Recensement, gestion du planning d'après le logiciel E - PLANNING en lien avec le supérieur hiérarchique - Archivage des demandes Participation à la démarche qualité et amélioration continue Missions susceptibles d'évoluer dans le temps. Compétences requises pour le poste BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat Posséder une culture médicale et de soins Une expérience dans la recherche clinique est un plus Savoir Faire Aptitudes à l'organisation de son temps de travail, aux relations humaines et à la communication Esprit d'initiative, sens des responsabilités et de la rigueur Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Facilité d'adaptation, et capacité à s'adapter à l'interlocuteur Grande autonomie dans le travail indispensable Savoir Être Disponibilité, adaptabilité et réactivité Capacité à gérer son stress et ses affects Capacité à se questionner et à évaluer sa pratique Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences Être rigoureux et organisé Être polyvalent et avoir une grande capacité à travailler en flux tendu Avoir le souci de l'accueil (volontaires sains et patients) Savoir communiquer et interagir avec son environnement professionnel, être diplomate Obligations Professionnelles Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Respecter et appliquer la réglementation en vigueur