Secrétaire H/F

Descriptif SECRETAIRE H/F DIRECTION DES FINANCES, DE LA PERFORMANCE ET DE LA CONTRACTUALISATION DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES CDI - TEMPS COMPLET A COMPTER DE NOVEMBRE 2024 I. Présentation générale du CHU Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne. Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes. Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne. II. Poste proposé - Missions générales - Rattaché à l'assistante de direction des finances, de la performance et de la contractualisation (DFPC) sous l'autorité du directeur de la DFPC et du directeur des affaires juridiques, vous participez à l'organisation pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou suivi des dossiers. Vous organisez la gestion logistique (gestion des stocks de fournitures de bureau, suivi des absences des agents de la direction...). Pour cela, vous êtes amené à être en interaction avec les différentes directions et pôles de l'établissement. - Missions principales - Secrétariat général : - Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques internes en lien avec les pôles et les directions - Traitement du courrier : tri, enregistrement, traitement, diffusion, classement, archivage - Correction et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur - Diffusion de documents présentés lors de la commission activité-finances et des instances - Archivage de dossiers - Enregistrement et classement des conventions pour l'ensemble des directions de l'établissement - Gestion des stocks de fournitures de bureau (saisie, suivi, contrôle) - Recensement annuel des besoins en matériel informatique et hôtelier - Demandes de dépannage informatique ou de travaux - Suivi et enregistrement des absences des agents des deux directions - Suivi administratif de la taxe d'apprentissage - etemsp; Secrétariat juridique (tâches qui se font en lien avec un juriste) : - Gestion des réquisitions de l'ensemble de l'établissement - Organisation des saisies judiciaires - Information sur les consultations et hospitalisations des détenus au CHU - Traitement des dossiers d'expertise - - Missions ponctuelles - En l'absence de l'assistante de direction, vous pouvez être amené à réaliser des missions ponctuelles nécessaires à la continuité du service : - Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation de réunions - Organisation des déplacements des directeurs (ordre de missions, commande de billets de train, réservation de véhicules) - Transmission aux directeurs des dépôts de recours devant les tribunaux administratifs, cours administratives d'appel et conseil d'Etat - - Nature du contrat et des conditions de recrutement - CDI à compter du mois de novembre 2024. Grade : Adjoint administratif, catégorie C Rémunération indiciaire (grille) : INM 366 - Brut 2 190 - Net 1 760 avant impôts - Quotité de temps de travail - Temps complet III. Profil recherché - Diplôme et formation requis - De formation bac technologique Sciences et technologies du management et de la gestion (STMG) ou bac pro gestion administration (GA), vous justifiez d'au moins 2 années d'expérience, idéalement dans le secteur hospitalier ou de la santé. - Compétences et qualités requises - Compétences : - Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique - Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, Power point et Outlook - Maîtrise de l'outil GESTOR - Notions de comptabilité générale hospitalière - Notions sur le régime budgétaire des établissements de santé - Aptitudes professionnelles : - Sens de l'accueil et qualités relationnelles - Facilité d'intégration et de communication - Capacité d'organisation et d'adaptation - Disponibilité - Sens du travail en équipe - Esprit d'initiative - Aisance avec les outils informatiques - Savoir rendre-compte - Rigueur et souci de vérification - Respect de la confidentialité et du secret professionnel - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Capacité d'organisation et de gestion du temps - IV. Démarches à effectuer pour postuler Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame HEBRAS Julie, assistante de direction à la Direction des Finances par téléphone au 05.49.44.44.37 et Madame BLOMMAERT Laurette, Directrice des Affaires Juridiques par mail [email protected] La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/secretaire dfpc et daj] est le 29 septembre 2024.