Secrétaire F/H

Mission générale : 

Assurer le secrétariat du CESU 93.

Missions détaillées : 

- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus de réunions

- Gestion du courrier du centre de formation

- Accueil téléphonique

- Coordination des intervenants

- Gestion des formations sur HR Access Formation : suivi des stages et des sessions (inscriptions, présences, absences, réalisation, clôture)

- Participation à l’élaboration du plan de formation et du calendrier des formations et à leur diffusion auprès des hôpitaux AP-HP et hors AP-HP (HR Access Formation, intranet, internet), création des stages et sessions 

- Organisation et participation aux réunions pédagogiques

- Suivi logistique, préparation des salles de cours, de la documentation remise aux stagiaires

- Gestion et suivi des bons de commandes (SAP) de classe 2 et classe 6

- Suivi administratif des stagiaires AP-HP et hors AP-HP (inscriptions, convocations, listes d’émargement, absences, attestations de présence) sur HR Access Formation

- Élaboration et suivi (tableaux) des conventions de formation entre le CESU et le CFDC de l’AP-HP et les hôpitaux et établissements hors AP-HP ainsi que des stagiaires extérieurs

- Accueil des stagiaires et des intervenants

- Suivi du dossier administratif des intervenants (AP-HP et hors AP-HP)

- Rémunération sur HR Access Formation des intervenants

- Reprographie des documents pédagogiques

- Suivi des questionnaires de satisfaction

- Gestion des salles de formation et du matériel pédagogique et audiovisuel

- Élaboration et gestion documentaire : plan de formation, supports de cours, diaporama, attestations

- Élaboration et suivi des statistiques et du bilan d’activité

- Gestion des attestations particulières : AFGSU, PSC1,…

COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE REQUIS - Sens accru de l’organisation - Réactivité - Prise d’initiative - Travail en équipe - Esprit de synthèse CONNAISSANCES ASSOCIEES - Maîtrise du français - Dactylographie - Gestion des lignes budgétaires des classes 2 et classe 6 - Environnement Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, navigateurs internet - HR Access Formation - SAP - Agenda partagé APHP - Audiovisuel (vidéoprojecteur, …) SAVOIR ETRE REQUIS - Capacité d’adaptation - Discrétion - Sens de l’écoute - Disponibilité - Qualité relationnelle PRE-REQUIS - Formations bureautiques et secrétariat - HR Access Formation et SAP souhaités