SECRETAIRE en CONSULTATION ET HOSPITALISATION DE GYNECOLOGIE-OBSTETRIQUE

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Présentation de la structure et de l'équipe - Les unités d'hospitalisation et de consultations de Gynécologie/Obstétrique, ainsi que les urgences et le CPDPN appartiennent au pôle Périnatalité-Femme-Enfants et Adolescents (PFEA). La typologie des patients : - En gynécologie : o Des patientes consultant pour un problème d'ordre gynécologique chirurgical ou non o De la sénologie (cancer du sein) o Des IVG[1] o Des urgences gynécologiques - En obstétrique : o Des patientes consultant pour une prise en charge obstétricale : urgences, consultations, diagnostic prénatal, échographies, bloc maternité, grossesses à haut risque, suites de couches et suites de couches/kangourou o Leur nouveau-né LES VALEURS portées par L'EQUIPE - La motivation : implication personnelle, savoir-faire, savoir-être. Savoir évoluer et s'enrichir au contact de son équipe. Prodiguer des soins de qualité et faire preuve d'enthousiasme. - La disponibilité : connaître les attentes institutionnelles, ses ressources. Accepter la polyvalence. Contraintes organisationnelles : - Horaires variables entre 8h et 17h. - Dépassement d'horaires possibles pour assurer la prise en charge des patients en cas de nécessité - Assurer une polyvalence en fonction des besoins des différents postes dans le but d'assurer la continuité du Service Public [1] IVG : Interruption Volontaire de Grossesse LE POSTE : MISSIONS PERMANENTES Documents, rapports, courriers - Saisie, traitement et mise en forme o utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word, tableur : Excel, logiciel de présentation : PowerPoint) o rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...) - Classement et archivage des dossiers médicaux o définir et réaliser un plan de classement - Préparation et suivi de dossiers o organiser et prioriser les activités de secrétariat o les hiérarchiser - Reproduction de documents et de dossiers médicaux - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) Appels et messages téléphoniques - Réception, traitement et orientation o filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques o prendre des notes rapidement o renseigner les interlocuteurs - Planification des rendez-vous des patients Accueil - Accueil physique et prise en charge des usagers o s'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés o traiter des situations conflictuelles o faire preuve d'écoute et de courtoisie - Accueil téléphonique - Planification des rendez-vous des patients Gestion administrative - Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques - Gestion du planning des médecins - Utiliser internet/intranet pour o communiquer avec des interlocuteurs o ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus - Vérifier la codification des actes dans Urqual Logistique - Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles - Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion - Prise de notes et rédaction de comptes-rendus - Débriefing du staff : o De sénologie avec l'infirmière dédiée o Opératoire avec mise en uvre des conduites à tenir : reports d'intervention, prises de rendez-vous, récupérations d'examens,... o Du CPDPN Matériel de bureau - Dépannage de premier niveau des matériels de bureau - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax) MISSIONS SPECIFIQUES ET - OU TRANSVERSALES Particularités de l'unité En programmation opératoire - Planifie les interventions chirurgicales sur OPERA - Organise les consultations d'anesthésie (Orbis) en fonction des interventions - Explique le déroulement de la prise en charge à la patiente en vue de sa future hospitalisation l'oriente sur le service des admissions - Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff opératoire de gynécologie. - Assiste au staff opératoire de gynécologie - Assure le recueil des statistiques d'activité - Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies en oncologie En diagnostic prénatal - Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff de diagnostic prénatal adresse la liste des patientes aux différents intervenants du staff - Assiste au staff de diagnostic prénatal, afin d'intégrer les décisions prises au dossier de chaque patiente - Assure le recueil des statistiques d'activité - Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies Accueil et encadrement des nouveaux personnels, des stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité - Elle participe à l'encadrement des étudiants en stage et évalue latteinte des différentes compétences lors des mises en situations professionnelles. - Elle participe à l'encadrement des nouveaux agents et en assure le tutorat. PROFIL RECHERCHÉ : Pré requis Formation de secrétaire Le poste est ouvert à un personnel sortant de formation, ou un(e)AMA expérimenté(e). Se voir confier des missions transversales sur l'hygiène, la douleur et le tutorat. savoir représenter son équipe et assurer les échanges entre le groupe et l'équipe. Ref: lhozj93s9b