Secrétaire de la Commission Médicale de l'Etablissement

Descriptif Le Centre Psychothérapique de Nancy recherche un ou une Secrétaire pour assister le Président de la CME dans ses différentes missions, la CME et la COPS dans son fonctionnement. Le poste est placé sous sa responsabilité, et consiste en l'organisation du temps de travail et de présence à articuler avec son agenda. LIEN HIERARCHIQUE et POSITIONNEMENT - Lien hiérarchique : Président de la CME - Liens fonctionnels : Présidents et Vice-Présidents, Présidents des sous-commissions de la CME, Collaborateur ou Collaboratrice du Président de la CME du CPN - Relations quotidiennes : Secrétariat de direction QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL /AMPLITUDE HORAIRE 100 % mais possibilité de travailler à temps non complet 08 h 30 16 h 30 REPOS (Fixes) le week-end EXPERIENCE / GRADE FORMATION - Adjoint administratif ou Assistant(e) Médico-Administrative - Formation de secrétariat - Statut : titulaire ou contractuel - BTS ou diplômes équivalents voire supérieur si contractuel MISSIONS liées à la CME et à la COPS Secrétariat de CME - Appui du Président de la CME du CPN dans l'exercice de ses différentes missions - Gestion de l'agenda et du secrétariat du Président et des Vice- Présidents de la CME, et de la Présidente de la COPS - Production et diffusion de comptes-rendus et de relevés de décisions - Mise à jour de la composition des instances et de diverses procédures - Suivi des correspondances avec les autorités ou organismes extérieurs, en lien avec le secrétariat de direction - Gestion / traçabilité du courrier départ arrivé - Gestion documentaire / classement et archivage - Accueil physique et téléphonique - Organisation des réunions de la CME, de la COPS, du bureau de CME, des sous-commissions réunions de travail en lien avec leurs Présidents respectifs : invitations, suivi des délibérations, production et diffusion des relevés de décisions - Organisation des déplacements (réservations de billets, hôtel) Diverses réunions - Préparation et diffusion des ordres du jour - Gestion des bordereaux de présence - Mise en forme et envoi des documents de présentation - Elaboration de Powerpoint - Préparation et organisation de la salle avant l'instance - Commande des prestations de restauration (accueil café) - Prises de notes durant l'instance - Rédaction de PV et diffusion après validation Transversalité - Remplacements ponctuels des assistantes de direction (direction générale) Liste des missions non exhaustive QUALITES REQUISES et COMPETENCES en TERMES de SAVOIR et SAVOIR ETRE - Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité des informations - Disponibilité, réactivité et loyauté - Capacité d'adaptation et aisance relationnelle - Savoir organiser, prioriser et respecter les échéances - Méthode, rigueur, rapidité de compréhension et d'exécution - Force de propositions et d'anticipation - Esprit d'initiative - Aisance à la communication - Développer des aptitudes à être autonome dans son domaine d'activité - Bonnes aptitudes à travailler en équipe CONNAISSANCES - Connaissance du fonctionnement des établissements de santé - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point, Outlook etc.) - Internet - Bonnes pratiques rédactionnelles - Bonne connaissance des règles dactylographiques - Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire