Secretaire D'accueil Et De Direction Service Patrimoine F/H

Descriptif Missions La secrétaire organise pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement, la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi de dossiers. Organiser la gestion logistique (organisation des réunions) Activités et savoir-faire Suivi administratif des contrats de service (marchés de maintenance, téléphonie)Elaboration des pièces administratives nécessaires à la mise en concurrence (Cahier des clauses Administratives, Règlement de Consultation) Mise en place des marchés attribués (ordre de service, enregistrement des marchés dans la GEF, suivi d'exécution) Suivi du déroulement des marchés (factures, liquidation et mandatement) Gestion du contrôle d'accèsProgrammation de badges Suivi mensuel Participation au secrétariat courantAccueil physique et téléphonique Mise en forme de documents (courriers, comptes-rendus, rapports, notes) Gestion des courriers / courriers électroniques Organisation courante de la Direction du patrimoineGestion des agendas Prise de rendez-vous Préparation et organisation de réunions (convocation, préparation des dossiers, réservation de salles, rédaction et diffusion des comptes-rendus) Organisation des déplacements (réservation de véhicules) Communication de la Direction du Patrimoine (diffusion des informations, des notes internes et externes) Gestion des commandes bureautiques mensuelles Suivi des sinistres bâtimentaires Profil recherché : Formations - Connaissances Formation initiale :Bac pro gestion-administration Bac techno Sciences des Technologies du Management et de la Gestion (STMG) BTS Assistant (de Direction, de gestion PME/PMI, de manager, technique d'ingénieur) Connaissances nécessairesTechniques de secrétariat (normes rédactionnelles et prises de note, méthodologie d'archivage et de classement, modalités d'accueil) Logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur, Outlook) Logiciel de gestion comptable Plateforme de dématérialisation des factures (CHORUS) Connaissances appréciéesCode la commande publique QualitésOrganisation Méthode Discrétion Bonne présentation Esprit d'initiative Autonomie Expérience 2 ans à un poste équivalent Période de CDD Avant CDI