Secrétaire Coordination Générale des Soins Pédagogique Qualité et Direction des Ressources Humaines

Descriptif L'établissement Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte). Pour en savoir plus sur nous et sur nos projets : www.ghef.fr Définition du poste Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions). Missions liées au poste Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs Accueil pour signature des contrats des agents Gestion de l' agenda du directeur de soins /directeur du site Organisation de réunions, visites, événements institutionnels Rédaction, prise de notes, mise en forme de documents Traitement et diffusion du courrier et des dossiers Missions additionnelles RH possibles : stages, suivi des courriels et gestion des boites mails Classement, archivage et gestion documentaire Mise à jour régulière des tableaux de suivi en lien avec les activités de soins Suivi de la Cv thèque, (transmissions des profils en lien avec les besoins, suivi de retour) Elaboration et mise à jour régulier du planning annuel des cadres de permanence et /ou d'astreinte Mise en forme et diffusion des débriefings selon les consignes de la direction Missions spécifiques ou occasionnelles Remplacement ponctuel des collègues des autres sites Impératifs Métier et prérequis (diplômes NIVEAU / formation initiale) Profil expérimenté Si profil expérimenté : Baccalauréat professionnel Métiers du secrétariat (niveau IV) ou BTS Assistant de Direction (niveau III) Qualités professionnelles : Qualités attendues au niveau institutionnel Comportement adapté dans ses relations avec autrui Capacité à travailler en équipe Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel Rigueur Qualités spécifiques pour le poste Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, ) Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale Capacité à conduire des projets en transversalité Sens des responsabilités Conscience de son positionnement professionnel Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue) Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion Dynamisme et sens du travail en équipe Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel Organisation et méthode Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs Capacité à gérer la charge émotionnelle Capacité à suivre et respecter une procédure