Secretaire

Descriptif CDD RENOUVELABLE ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL Horaires et temps de travail : 38h hebdomadaire 8h45 - 16h30 du lundi au vendredi Composition de l'équipe : Directrice adjointe, Chefs de service éducatifs, Psychiatre, psychomotriciennes, psychologues, conseillère en économie sociale et familiale, infirmières, personnels éducatifs, enseignant(e)s spécialisé(e)s, secrétaire, maîtresses de maison. PRÉ-REQUIS / EXPÉRIENCES Prérequis : Bac professionnel secrétariat / BTS assistant(e) de Direction Connaissance des techniques de secrétariat Maitrise de l'outil informatique et bureautique Présentation du lieu d'exercice et de l'équipe de travail : L'ITEP Sainte Victoire est un service médico-social rattaché au CH Montperrin. Il accueille des enfants et adolescents présentant des difficultés psychologiques s'exprimant par des troubles du comportement perturbant gravement leur socialisation et leur accès à la scolarité et à l'apprentissage. L'équipe pluridisciplinaire conjugue des interventions thérapeutiques, éducatives et pédagogiques et travaille en collaboration avec les familles. MISSIONS GÉNÉRALES Organiser et assurer pour la Direction et l'équipe de cadres de l'ITEP, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers Organiser et assurer le suivi de données (données d'activité, relevés d'incidents, suivi des conventions de partenariats, liste d'attente de candidatures enfants) Organiser et assurer la gestion logistique (réservation salles de réunions, envoi de convocations, ordres de missions, réservation de véhicules, gestion des clés) Assurer le suivi des dossiers des enfants accueillis Accompagner la transition vers le logiciel de dossier unique informatisé de l'usager Travailler en étroite collaboration avec l'assistante sociale sur le suivi des dossiers des enfants tout au long de leur parcours Recevoir et renseigner les familles et partenaires COMPÉTENCES / CONNAISSANCES Accueil physique et téléphonique Compétences en communication Bonne maitrise des tâches de secrétariat Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques Classement et gestion documentaire Connaissance du secteur hospitalier et/ou médico-social Capacité d'adaptation Réactivité, prise d'initiative Sens de l'accueil et de la communication Sens de l'organisation ACTIVITÉS Accueil des personnes (personnels, partenaires, familles), Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques, Prise de notes, frappe et mise en forme de documents, Rédaction et mise en forme des courriers, convocations, ordres de missions, Reproduction et diffusion de documents, dossiers, Réalisation d'outils informatiques de suivi, listings, reporting activité, Organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion des agendas, Traitement et suivi des dossiers des enfants (administratifs, scolaires), Classement, archivage, Travaille en étroite collaboration avec la Directrice adjointe, les chefs de service éducatifs, la coordinatrice pédagogique et l'assistante sociale Pour tout renseignement, s'adresser à Muriel KYNDT, cadre socio-éducatif en charge des personnels transverses au 04 42 28 34 47 (secrétariat) Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer à la Direction du Pôle médico-social avant le : 02/07/2025