Secrétaire au service formation

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Ouvert en 2000, le centre hospitalier du val dAriège est issu de la fusion des hôpitaux de Foix et Pamiers, cités ariégeoises possédant une tradition hospitalière très ancienne. Depuis le 1er Janvier 2018, le centre hospitalier du val dAriège et le centre hospitalier du Pays d'Olmes ont fusionné pour donner naissance au centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège. LE POSTE : Horaires : poste temps plein, 35h par semaine, amplitude horaire de 8H à 18H en collaboration avec les autres secrétaires Lieu d'affectation : Institut de Formation aux Métiers de la Santé (IFMS) de Pamiers Descriptif, environnement, place dans l'organisation : Proche collaborateur de la Direction, la secrétaire assure : L'accueil -Accueil téléphonique et physique des usagers -Accueil et information des apprenants, des intervenants et des visiteurs. -Réception et traitement des appels et messages téléphoniques La communication -Gestion du site internet -Participation à la communication avec les partenaires externes (création de supports...) La gestion administrative des activités de formation -Gestion administrative des dossiers des apprenants au niveau des différentes filières de formations -Gestion des procédures administratives en lien avec les dispositifs de sélection, de formation et de suivi post diplôme -Gestion administrative des stages (planification, indemnités, suivi) -Gestion des bases de données et des mouvements des stagiaires -Gestion des archives La participation à la gestion budgétaire des instituts -Suivi du budget des instituts et de la taxe d'apprentissage -Suivi des prises en charge financières des apprenants et des bourses d'études -Gestion de la traçabilité liée aux paiements des intervenants -Gestion de la traçabilité liée aux frais de déplacement des étudiants, des intervenants et des agents -Envoi des documents de traçabilité au CHIVA La participation à la gestion des apprenants -Gestion des accidents de travail -Gestion administrative des attestations de présence La participation à la démarche qualité des Instituts de Formation -Participation au projet qualité PROFIL RECHERCHÉ : Diplôme(s) requis Bac professionnel ou technique filière secrétariat ou BTS filière gestion administration Savoir être : - Rigueur, méthode et organisation (gestion des priorités) - Qualités relationnelles - Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel - Esprit d'initiative, d'adaptation, de créativité, d'autonomie - Facilité et clarté d'expression - Maitrise de soi - Ponctualité - Tenue générale soignée NOTES : CDD 3 mois renouvelable