Secrétaire au sein du Service de Prévention et de Santé au Travail / Direction des Ressources Humaines, relations sociales et formation continue

Descriptif Le CPN Laxou, établissement public spécialisé en santé mentale, recherche un(e) Secrétaire pour son Service de Prévention et de Santé au Travail / Direction des Ressources Humaines, relations sociales et formation continue. IDENTIFICATION DU POSTE Fonction : secrétaire Grade : Adjoint administratif Service : Service de prévention et de santé au travail Liaisons hiérarchiques : Médecin du travail Horaire de travail : Amplitude horaire 8 heures 17 heures 30 dans la limite de 35 heures hebdomadaires maximum pour les agents contractuels ou 38 heures hebdomadaires pour les agents titulaires Résidence administrative : CPN Laxou Quotité de temps de travail : 100% ou 80% négociable MISSIONS La secrétaire au sein du service de prévention et de santé au travail joue un rôle clé dans le bon fonctionnement du service en assurant la gestion administrative et l'accueil. Ses principales missions sont les suivantes : Mission 1 Gestion administrative : - Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, rapports, comptes rendus, etc.). - Organiser et suivre les dossiers des salariés suivis par le service de prévention et de santé au travail. - Classer et archiver les dossiers médicaux en respectant la confidentialité des informations. - Gérer les plannings du médecin et de l'infirmier du service. - Préparer les documents nécessaires aux visites médicales. Mission 2 Accueil et orientation : - Accueillir physiquement les salariés se rendant au service pour leur visite médicale. - Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs vers les services ou les personnes concernées. - Assurer la prise de rendez-vous pour les consultations médicales et les examens complémentaires. Mission 3 Coordination des actions de prévention : - Participer à l'organisation des actions de prévention menées par le service (journées de sensibilisation, campagnes de prévention, etc.). - Assurer la diffusion des informations sur les actions et services proposés. Mission 4 Suivi des indicateurs : - Assurer le suivi des tableaux de bord liés aux visites médicales et aux actions de prévention. - Participer à l'élaboration de statistiques pour les rapports d'activité du service. QUALITES et COMPETENCES REQUISES Première expérience de secrétariat souhaitée. Connaissance de la Fonction Publique Hospitalière. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Capacités rédactionnelles affirmées et maîtrise de l'orthographe, ainsi que du vocabulaire médical. Disposer de capacités d'anticipation, d'adaptation et de gestion des priorités. Sens de l'accueil et aisance relationnelle. Savoir travailler en autonomie, en équipe et en réseau, dynamisme. Faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité. Connaissance des enjeux de la santé au travail et de la réglementation serait un plus. Conditions de travail : - Travail en collaboration avec les médecins du travail, infirmier et autres personnels du service (ergonome, assistante sociale, psychologue) - Contact direct avec les agents suivis par le service de prévention et de santé au travail