Secrétaire assistante à la Coordination Générale des Soins H/F

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Le CHU de Limoges a été créé en 1974 et a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé. Le CHU de Limoges recrute un.e Secrétaire assistante à la Coordination Générale des Soins H/F. LE POSTE : Collaboration avec la Coordinatrice générale des Soins, le Directeur des soins et les Cadres en mission transversales de la CGS Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions Entretien des relations avec les assistantes des autres directions, des secrétariats Organiser le traitement et la diffusion des informations Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu Assurer les tâches de secrétariat, de gestion des mails relevant du secrétariat et des directeurs des soins Gestion de l'agenda et des priorités Gestion des flux de documents entrant et sortant Organisation et préparation des déplacements, des réunions et des rendez-vous Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, ...) Préparation et suivi : · de dossiers d'agents (demandes d'entretiens divers : rendez-vous d'affectations, changements d'affectation, projets professionnels...) · de dossiers de candidatures (IDE et spécialisées, AS, ASH, ....) Scannage des dossiers des agents Classement et archivage des documents Gestion des fournitures du service et matériels de bureau Réservation de salles Collaboration avec les Cadres Supérieurs de Santé en Mission Transversale Préparation des rendez-vous Collaboration avec les autres acteurs de la Coordination Générale des Soins Soutien logistique Aide à la mise en format de documents Organisation de la commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques Réservation des salles Convocation des membres Contact avec les intervenants internes et externes Prise de notes et rédaction des procès-verbaux Réalisation des travaux de présentation sur PowerPoint Suivi des travaux des sous-commissions de la C.S.I.RM.T. Organisation de la commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques du GHT Réservation des salles Convocation des membres Contact avec les intervenants internes et externes Prise de notes et rédaction des procès-verbaux Réalisation des travaux de présentation sur PowerPoint PROFIL RECHERCHÉ : Formations Qualifications (Savoir ) : o Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Sphinx o Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction o Connaissance des métiers de l'hôpital dont les professionnels paramédicaux o Maitrise orale et écrite de la langue française o Capacité à évaluer l'urgence d'une demande o Gestion des situations sensibles o Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente o Travailler en équipe o S'exprimer aisément o Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations Connaissances particulières (Savoir-faire ) : o Assurer un accueil de qualité o Effectuer des transmissions efficaces o Identifier un problème et savoir en rendre compte o Prendre des initiatives adaptées Expériences professionnelles (Savoir-faire ) : Expériences en tant que secrétaire administrative ou de direction Qualités professionnelles (Savoir-être ) : o Aptitudes relationnelles o Curiosité intellectuelle o Disponibilité o Adaptabilité