Secrétaire Assistant(e) qualité - H/F

Descriptif Descriptif du poste : ACTIVITÉS Qualité et gestion des risques : Recueillir les enquêtes de satisfaction (saisie informatique) et extraction semestrielle. Recueillir les données suite à audits des pratiques (saisie informatique) Réactualiser la base de la gestion documentaire électronique par thématique (portail qualité) Suivi des fichiers de réactualisation des procédures en lien avec les experts des thématiques sous le pilotage de l'ingénieure qualité Tenir à jour un tableau de bord du suivi des procédures Implémenter le portail qualité en documents sous la validation de l'ingénieure qualité Signalements d'événements indésirables : relance des référents ou encadrants pour réponses au Fiches d'Evènements Indésirables et réalisations d'extractions annuelles Participation à des audits internes (IQSS, audit dossier patient, légionnelles, CAQES, ARCHIMED, audits HAS) Participation à la production et au suivi d'indicateurs et de tableaux de bords Préparation et secrétariat (compte rendus) des réunions qualité et des sous commissions de la CME, CLIN, CLUD, COMEDIMS Participation à la rédaction et mises en forme de procédures et documents Participation aux réunions de sensibilisation à la qualité dans les unités  Secrétariat des médecins somaticiens : Accueil des personnes Réception, filtre et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques Organisation de          réunions,           visites,  conférences,    événements, commissions spécialisées Gestion de l'agenda, filtre et traitement des demandes de rendez-vous téléphoniques et physiques Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des        courriers,            dossiers,              documents      de l'établissement (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, envoi) Construction de l'annuaire des partenaires Secrétariat du pharmacien : Organisation de          réunions,           visites,  conférences,    événements, commissions spécialisées Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des        courriers,            dossiers,              documents      de l'établissement (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, envoi) Profil recherché : Prérequis  Diplôme de niveau III (Niveau bac professionnel ou BTS) Savoirs Utiliser les outils et les méthodes de management de la qualité, de la gestion des risques, de l'évaluation ainsi que les techniques d'enquête Communiquer et transmettre la culture de gestion des risques et d'amélioration continue de la qualité  S'exprimer auprès de publics variés internes et externes et les faire adhérer aux enjeux et projets qualité et gestion de risques Savoir-faire  Qualité rédactionnelle Rigueur professionnelle Capacité d'organisation et d'initiatives Capacité à travailler en équipe Réactivité, aptitude à gérer des problèmes concrets et proposer des solutions Capacité d'analyse, de synthèse Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Utilisation de DxCare Savoir-être  Sens du relationnel et de la communication Sens de l'organisation Rigueur de travail Implication Savoir rendre compte Respect des règles de confidentialité et du secret professionnel Respect et transmission des consignes S'insérer dans une démarche de formation continue S'insérer dans une démarche qualité Participer aux réunions de travail du service, de l'établissement Montrer un intérêt à la profession, à son contexte, à son évolution S'intéresser à la vie du service et de l'institution Particularités /Contraintes du poste Fatigue visuelle et contraintes posturales liées à l'informatique Charge de travail variable