Secrétaire administratif (PCME et Urgences)

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège recrute un(e) secrétaire administratif affecté(e) au service du Président de la Commission Médicale d'Etablissement LE POSTE : Identification du poste : Métier : Agent de gestion administrative UF : 0100 - Direction Grade : Adjoint administratif (Cat. C) Statut : contractuel Poste : à définir, jour en semaine du lundi au vendredi Horaire : 8h30/16h22 ou 9h00/16h52 avec RTT · Missions principales : - Gestion de l'agenda du Président de la Commission Médicale d'Etablissement (PCME), - Gestion du secrétariat de la Commission Médicale d'Etablissement, - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, - Gestion administrative relative au domaine d'activité, - Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers, - Exécution de travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossier administratifs, - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, - Gestion de la prise de notes lors de réunions, rédaction des comptes rendus, - Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage), - Organisation et planification des réunions avec ou sans visioconférence, avec réservation de salle selon nécessité, - Classement et archivage (papiers/fichiers informatiques), Liste de tâches non exhaustive · Missions spécifiques : Gestion de l'organisation de l'instance de la Commission Médicale d'Etablissement, des sous-commissions de la CME, des groupes de travail, des Comités de pilotage : - Gestion des réservations de salles en fonction du calendrier prévisionnel préalablement défini, - Gestion des prises de notes lors des Commissions Médicales d'Etablissement, des sous-commissions, des groupes de travail, des Comités de pilotage, dans le but de rédiger les comptes rendus - Mise en forme des ordres du jour (ODJ) des instances en lien avec Le président de l'instance - Rédaction et diffusion des convocations, des ODJ, aux membres des instances, dans le respect des délais réglementaires, - Préparation des feuilles d'émargements et des fiches « avis », - Rédaction des comptes rendus - Gestion du suivi et de l'archivage des Procès-Verbaux Liste de tâches non exhaustive PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances requises : Accueil téléphonique Bureautique Classement et archivage Communication/relations interpersonnelles Gestion administrative Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Savoirs faire : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité Travailler en équipe/en réseau Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC) Savoirs être : - Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation: pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements - Organisation, gestion des priorités et anticipation, réactivité et adaptabilité: pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques, intervenir avec facilité sur des dossiers transverses, s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs - Sens du service, discrétion professionnelle, loyauté et respect de la confidentialité : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager - Sens de l'organisation et de la rigueur : pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs NOTES : 1 mois renouvelable