Secretaire Administratif confirmé Admissions-RH F/H

Descriptif POSTE A POURVOIR AU 1ER JANVIER 2024 EHPAD de 114 lits d'accueil pour personnes âgées en perte d'autonomie. L'effectif total de l'établissement est de 94 agents. Il intègre un service administratif constitué de 3 agents (RH, économat, admissions). Il travaille en lien étroit avec le directeur adjoint aux ressources (son supérieur hiérarchique) et en collaboration certains agents plus spécifiquement (encadrement, gestionnaire comptable, etc.). Il travaille également en collaboration avec les services centraux : le bureau du parcours du résident (liste d'attente et facturation des recettes) ; le service des EHPAD : anime et soutien, avec le BPR, le réseau des gestionnaires admission en EHPAD MISSIONS AU REGARD DES ADMISSIONS Missions principales du poste : Enjeux du poste : rôle central dans le bien-être du résident et de ses proches en tant que premier interlocuteur puis référent du parcours du résident sur le versant administratif Accueille, oriente et informe les usagers et leurs proches (notamment les tuteurs) sur les conditions d'admission, de fonctionnement de l'établissement et l'organisation suite au décès Organise les admissions et s'assure de la complétude du dossier administratif papier et informatique tout au long du séjour Fait le lien avec les partenaires extérieurs en lien avec le dossier administratif (CAF, CPAM, départements, etc.) Assure la facturation mensuelle des frais de séjour via le logiciel Actarus Participe au suivi de l'encaissement des recettes en lien avec le directeur adjoint, le gestionnaire comptable et le régisseur Participe aux réunions de réseau initiées par le SEHPAD (réunions obligatoires) et parraine les nouveaux collègues des admissions des autres EHPAD (organisation par répartition géographique) Fait partie du CODIR de l'établissement MISSIONS RESSOURCES HUMAINES Enjeux du poste : rôle pivot dans la qualité de vie au travail de l'ensemble des agents de l'EHPAD : il assure l'effectivité de leurs droits statutaires mais également la fluidité de la réponse aux questionnements divers de chacun et permet dès lors un bien-être global de la structure en la matière Gérer les dossiers des agents (informatique et papier) : création et modification des informations de base, ajout mensuel des éléments variables de paie, saisie des accidents du travail, arrêts de maladie, prestations AGOSPAP, congés bonifiés, etc. Publier les fiches de poste, recrutement, saisine de la médecine du travail, lecture des notes RH et diffusion de l'information à l'encadrement et aux agents en lien avec les différents bureaux des services centraux Gérer les profils et anomalies sur le logiciel de temps de travail Responsable du plan de formation (élaboration et suivi) Accueillir, conseiller et orienter les agents ou contractuels de l'établissement, notamment sur leurs droits et obligations, sur leur parcours, en lien avec l'équipe de direction en fonction des sujets Suivre les effectifs et l'enveloppe de remplacement en complétant les tableaux de bord prévus à cet effet Participer aux réunions de réseau initiées par le SEHPAD (réunions obligatoires) COMPETENCES / QUALITES REQUISES Savoir-faire : N°1 Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les résidents N°2 Capacité d'adaptation et de remise en question N°3 Bonne capacité d'organisation (rigueur, méthode) et d'expression orale et écrite Connaissances professionnelles : N°1 Bonne connaissance des outils informatiques N°2 Aptitude au travail en équipe Qualités requises : N°1 Sens des relations humaines, du service public et capacité d'écoute et d'apaisement N°2 Dynamisme, polyvalence et disponibilité N°3 Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité N°4 : Probité Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s) : Expérience sur un poste similaire souhaitée Avantages Des avantages statutaires : indemnité du supplément familial de traitement ; accès à l'AGOSPAP (« comité d'entreprise ») : nombreuses réductions pour vacances, loisirs, gardes d'enfant (coupon réduction CESU) etc. ; accès gratuit aux structures sportives et culturelles de la Ville (par exemple piscines et musées) ; restauration collective aux tarifs avantageux ; accès prioritaire dans les crèches municipales ; versement forfaitaire (en fonction de la rémunération) qui couvre une partie des cotisations complémentaires de santé Des modalités de travail facilitant l'équilibre vie privée/vie professionnelle : établissements proches des transports en commun ; environ 54 jours de congés par an ; démarche continue d'amélioration de la qualité de vie au travail des agents portée par chaque établissement Des équipes pluridisciplinaires soudées autour de valeurs communes : la DSOL a entre autre pour mission de soutenir et d'accompagner les résidents les plus vulnérables vers l'autonomie, dans la dignité, et de lutter contre toutes les formes d'exclusion ; engagement fort dans le cadre du plan climat et le développement durable ; engagement dans la construction des EHPAD de demain (nombreux projets de type : EHPAD hors les murs, PASA, tiers lieux, projets de prévention en matière de santé, etc.) Conditions particulières d'exercice/horaires/astreintes Temps plein, du Lundi au Vendredi Parcours de formation soutenu et évolution professionnelle facilitée