Secrétaire administratif / agent comptable : service économique - cellule hôtelière et générale

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE : Adjoint Administratif 1ème classe Quotité de Travail : 100% (80% service éco 20 % accueil gestion patient) PRESENTATION DES SERVICES : Le service économique, composé de huit agents, est intégré au pôle ressources opérationnelles et durables, lui-même composé des services finances, accueil-gestion-patients, logistiques (cuisine, lingerie, transport) et développement durable. Le responsable du service est appuyé par deux chargés de cellules. Le service économique se décline en trois cellules : - Une cellule immobilière et investissements ; -Une cellule médicale et RH ; -Une cellule hotellière et générale. Le service économique assure entre autres : -Le traitement de l'ensemble des factures du centre hospitalier -Les relations fournisseurs, trésorerie hospitalière, etc -Les devis et commandes de produits -Le suivi des différents marchés LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES -Liaison hiérarchique Directeur du CH - Directrice adjointe en charge du pôle ressources opérationnelles et durables Responsable du service économique et responsable du service accueil gestion patients Chargé de la cellule hôtelière et générale -Liaison fonctionnelle Direction, services administratifs, pharmaciens, économat, finances, HORAIRES DE TRAVAIL Du lundi au vendredi - Horaires : 7h30 de travail journalier (8h00 16h00 sur 4 jours, 8h30-16h30 ou 9h00-17h00 sur une journée) MISSIONS / ACTIVITES PRINCIPALES Services économiques / achats (80% - 4 jours par semaine) Dans les domaines de compétences relevant de la cellule hôtelière et générale : -Prestations intellectuelles : animation, EHPAD, psy -Matériel hôtelier -Linge, lingerie interne, prestation extérieure blanchisserie -Achats matériels cuisine, gestion factures cuisine -Gestion administrative du Magasin -Services techniques (matériel et fourniture, entretien espaces verts, ) -Parc automobile : entretien, contrat location, carburant, péage, -Abonnements (journaux, presse professionnelle, ) -Téléphonie fixe et portable -Contrats informatiques -Prestations hôtelières à destination des patients (kiosque, distributeur, TV) Le suivi des achats : -Appui le chargé de cellule dans la prise en charge des besoins exprimés par les services demandeurs -Gestion des commandes : engagement, réception dans le respect du plan comptable et l'imputation analytique (par UF) -Traitement des factures : extraction sur Chorus pro, rapprochement avec la commande, contrôle, liquidation, rejet, litige -Mandatement : au fil de l'eau, selon les règles de priorités définies -Appui le chargé de cellule dans les relations fournisseurs : gestion des relances, litiges, rejets, annulation Suivi budgétaire et financier : -Tableaux de bord et de suivi : énergie, téléphone, linge, déchets, carburant, -Alerte en cas de surconsommation, de dérives Activités diverses : -Archivage -Participation aux réunions de service -Une polyvalence au sein du service pourra être demandée, la liste des missions peut être évolutive. Service accueil gestion patients (20% - 1 jour par semaine) Accueil et admissions patients au guichet : -Accueillir les usagers et les familles -Création et gestion des dossiers d'admissions des consultations externe et d'hospitalisation -Compléter les dossiers par les différents débiteurs et assurer leur mise à jour -Vérification des identités des patients dans le cadre de l'identitovigilance et application de l'INS. -Régulariser les mouvements en lien avec les unités de soins de l'hôpital -Editer les étiquettes d'identification des patients -Préparer les dossiers de pré admissions pour les consultations externes et les hospitalisations -Gestion des formalités administratives en cas de décès d'un patient (lien avec les pompes funèbres et le service d'état civil) -Suivi des dossiers bloqués pour leur mise à jour (débiteur)