Secrétaire à temps plein au sein de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers

Descriptif Le CPN Laxou, établissement public spécialisé en santé mentale, recherche un(e) de Secrétaire au sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers. IDENTIFICATION DU POSTE Fonction : Adjoint administratif à temps plein Liaison hiérarchique : Directeur des instituts IFSI-IFCS, Cadres Supérieurs de Santé, Adjoint des Cadres Hospitaliers Liaison fonctionnelle : - En interne : avec l'équipe du secrétariat et les Cadres de Santé chargés de la formation, - En externe : avec des personnels de l'établissements sanitaires et sociaux ainsi que des directeurs, responsables de structures, intervenants extérieurs, tutelles, organismes tels que France travail, Sant'Est CFA, Horaire de travail : modulable entre 8h00 et 17h00 Résidence administrative : CPN PRESENTATION DE L'IFSI L'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) est rattaché à la Direction des Ressources Humaines. L'IFSI est chargé de former les futurs Infirmiers. 3 promotions de 120 étudiants. L'enseignement est régi par l'arrêté du 31 juillet 2009 modifié relatif au diplôme d'Etat d'infirmier. MISSIONS FONCTIONS PRINCIPALES - Organiser et traiter l'ensemble des informations administratives - Entretenir les relations internes et externes de l'IFSI - Contribuer à la politique qualité de l'institut et du RGPD DESCRIPTION DU POSTE 1) Missions de secrétariat - Accueil physique, logistique et téléphonique des personnes (interne et externe) - Réception, traitement et orientation des appels, des messages téléphoniques, des courriers et courrier électroniques - Prise de notes, traitement et mise en forme des documents, rapports, courriers, conventions de stage, comptes-rendus, enquêtes et statistiques, cahiers des charges et projets de formation, - Mise à jour des documents institutionnels (projet pédagogique, règlement intérieur, livret d'évaluation, dossier d'autorisation) et du site internet - Classement et archivage 2) Gestion d'une promotion - Consolidation des effectifs de la rentrée scolaire, constitution des dossiers administratifs et informatique des étudiants, suivi des sélection Parcoursup - Suivi de la cohorte d'étudiants (arrêts de formation, financés, enquête annuelle DREES, ) - Suivi des dossiers administratifs - Préparation ou aide à la préparation des évaluations : mise en forme du sujet, surveillance de l'épreuve, saisie des notes, classement des copies, - Gestion administrative des stages (Courriers, conditions, conventions) - Préparation des éléments de la CAC (Commission d'Attribution des Crédits) - Préparation des éléments du passage d'année - Préparation du jury final 3) Gestion des épreuves de la sélection d'entrée F.P.C. à l'institut - Gestion des appels téléphonique et des informations relatives au profil réglementaire des candidats : orientation - Application du calendrier des épreuves de sélection - Préparation des dossiers d'inscription et modalités des épreuves de sélection, contrôle de la conformité des informations des dossiers de candidatures - Sollicitation et convocation des membres du jury a) Epreuves écrites Mise en forme des sujets et corrigés, éditions Préparation du matériel nécessaire aux épreuves (brouillons, listes d'émargements) Edition et envoi des convocations aux candidats Accueil et contrôle de l'identité des candidats Surveillance des épreuves b) Epreuve orale Convocation des candidats Préparation des salles pour les jurys et Affichages des horaires de passages Préparation du matériel nécessaire pour les jurys c) Résultats Levée de l'anonymat et enregistrement des notes Affichage et diffusion des résultats sur site internet Suivi des propositions validées par le candidat quotidiennement sur une période définie 4) Démarche qualité et RGPD - Elaboration et ajustement des procédures - Veille et suivi de la traçabilité des processus - Vigilance dans le traitement et la protection des données (RGPD) 5) Activités diverses - Commande et gestion des fournitures du service, demandes de bons Carl - Réservation des salles - Gestion des dossiers étudiants via le logiciel FORMEIS et sur les points suivants : - Financements : TransitionPro, Kairos (France Travail), Compte Personnel de Formation - Suivi formation : RAMSES et Bourses d'études (Région GrandEst) - Clôture de formation : inscription des étudiants au Diplôme d'Etat : ODESSA+, DREETS) APTITUDES REQUISES 1. Maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Teams 2. Capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe et de la grammaire, 3. Aisance à communiquer (transmission d'informations ascendantes et descendantes, renseignements auprès de divers publics), 4. Autonomie et collaboration en équipe, 5. Discrétion professionnelle et respect des règles de confidentialité, 6. Anticipation, adaptation aux changements et gestion des priorités, 7. Rigueur, organisation, facultés de compréhension et d'exécution, 8. Contribuer à l'organisation des réunions (prise de note, réservation de salle), 9. Actualisation des connaissances en fonctions des missions confiées. EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat.