secrétaire à temps plein à l'IFSI Nord Gironde

Descriptif Poste à pourvoir au 1er septembre 2025 à l'Institut dde Formation de Libourne., Secrétariat de la direction de l'IFSI, IFAS, IFAP. DÉFINITION Assurer le secrétariat de l'IFSI, IFAS, IFAP et le suivi de la scolarité des étudiants et élèves de l'ensemble des filières Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture Appliquer les procédures de diplomation de la formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture Entretenir les liens entre étudiants/élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts. HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL - Temps de travail : temps plein ou temps partiel - Rythme de travail : 5j/7 (pour temps plein) NIVEAU DE RESPONSABILITÉ et LIENS HIÉRARCHIQUES Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l'IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice Travail en lien avec la coordination administrative LIENS FONCTIONNELS Coordination pédagogique de l'IFSI/IFAS/IFAP Formateurs Service Formation Continue Les secrétariats des instituts du Nord Gironde Directions fonctionnelles de l'établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, Ressources Humaines, système d'information, . Région Nouvelle Aquitaine Université ARS DREETS CFA France Travail Mission locale Autres instituts de formation Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN) MISSIONS GÉNÉRALES et ACTIVITÉS Tâches principales : Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics Gestion du courrier des instituts : réception et traitement Gestion du secrétariat : Traitement et suivi de la messagerie électronique Gestion des réunions diverses, des salles Gestion des enquêtes (DREETS, ARS, DRESS, INSEE) Élaboration des rapports d'activités, règlement intérieur, déclaration de la DIRECCTE Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel) Suivi et paiement des intervenants Gestion du calendrier et rendez-vous de la direction Gestion de la scolarité des apprenants : Traitement et suivi des dossiers de demande de prise en charge financière des apprenants (devis, conventions ...) Gestion des OPCO Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios Suivi des assiduités des apprenants Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission ...) Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss ) Inscription des apprenants à l'université Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants Déclaration des accidents de travail des apprenants Création des badges des apprenants Préparation au mémoire de fin d'études Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers) Gestion des sélections d'entrée en formation : Élaboration des dossiers de sélection Instruction des dossiers des candidatures des apprenants Organisation des jurys de sélection Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire) Politique qualité, gestion des risques : Participation aux audits de certification qualité Préparation des visites de certification qualité Respect du classement et gestion documentaire Respect de la politique qualité de l'établissement Missions ponctuelles : Gestion des instances des instituts Engagement dans des missions de référent en transversalité, Participation à l'entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue), Participation aux journées d'accueil, Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc. Participation à la démarche de certification des instituts Participation à la surveillance d'épreuves si besoin Possibilité d'entraide entre les différents secrétariats des instituts du Nord Gironde EXIGENCES STATUTAIRES Statut particulier de la Fonction Publique Hospitalière En CDD si pas titulaire de la Fonction Publique Hospitalière Qualifications et diplômes requis : BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant Expérience professionnelle en gestion administrative attendue. APTITUDES REQUISES Générales : Excellente présentation Discrétion et respect du secret professionnel Sens de la communication et de l'accueil Adaptation et intégration Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances Autonomie Capacité à faire du reporting Ponctualité Rigueur Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités Sens du travail en équipe Esprit de synthèse Connaissances : Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook Connaissance ou capacité rapide d'apprentissage pour l'utilisation des différents logiciels métiers et plateforme : Berger Levrault, Odessa, Kairos, Roméo, Solstiss Qualité rédactionnelle Spécifiques : (souhaitées) Connaissance de la réglementation de la formation, des sélections et des référentiels de formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture Valeurs professionnelles : Sens de la responsabilité Écoute Loyauté Exemplarité