Secrétaire à l' INSTITUT de FORMATION en SOINS INFIRMIERS

Descriptif DEFINITION Dans le cadre institutionnel, les secrétaires de l'IFSI sont chargé(e)s de l'accueil, de la gestion administrative des dossiers des étudiants et contribuent à la délivrance de renseignements d'ordre général dans leur domaine de compétence. Ils/Elles concourent à l'image de marque de l'IFSI, de l'IFMS, du Centre Hospitalier Universitaire de Montpellier et donc du Service Public Hospitalier. Les missions sont réalisées sous la supervision du secrétariat de direction de l'IFSI et en lien hiérarchique avec l'adjointe au directeur chargée de la formation initiale et/ou du directeur. CARACTERISTIQUE DU SERVICE Institut de Formation en Soins infirmiers, 190 étudiants par promotion (quota). Institut à dimension régionale Particularité : l'équipe de l'IFSI est composée de 34 personnes : secrétaires, cadres de santé chargés de formation, coordinatrices pédagogiques et directeur. En conséquence, l'harmonie du développement du projet pédagogique, (qui a pour objectif principal de former des apprenants, futurs professionnels de qualité) ne peut être effectif que grâce à la collaboration, la qualité du travail en équipe et l'entraide mutuelle sur l'ensemble des tâches et missions, et notamment dans les situations à enjeux (sélection, diplôme, suivi individuel des étudiants, instances, crise sanitaire). ACTIVITES PRINCIPALES Accueil physique, téléphonique et bureautique, Traiter et coordonner les opérations et les informations administratives de l'étudiant(e), de la sélection au Diplôme, pour une même promotion en collaboration étroite avec le coordonnateur d'année et les coordinatrices pédagogiques et chaque fois que nécessaire avec le cadre de santé chargé du suivi pédagogique pour les situations individuelles. Participer à la permanence du secrétariat, entraide entre le secrétariat de direction et de la vie étudiante ou tout autre secrétariat de l'IFMS en cas de nécessité, Gérer les dossiers des étudiants : Création, transmission de l'information (absentéisme, dossiers de financement, relations avec les employeurs), classement, épuration pour préparer l'archivage (papier/informatique), Assurer la frappe des différents documents, Participer au développement de la démarche qualité au sein de l'IFSI dans le cadre institutionnel (IFMS, CHU), Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison avec la coordonnatrice des stages de l'IFSI, les responsables des terrains de stage, sous la supervision de l'adjointe au directeur chargée de la formation initiale. Mettre en oeuvre l'organisation du secrétariat de l'IFSI telle que définie (missions principales, tâches communes), Veille professionnelle.