Secrétaire à 50% - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Secteur d'activité :  Unité de Médecine et Santé au Travail (UMST) Prise en charge des professionnels médicaux, non médicaux et étudiants du C H U et des secteurs extérieurs. Définitions / Abréviations : UMST: Unité de Médecine de Santé au Travail IDE: Infirmière Diplômée d'Etat IST: Infirmière de Santé au Travail  ARS : Agence Régionale de Santé AT : Accident de Travail PCR : Personne Compétente en Radioprotection UMST : Unité de Médecine et Santé au Travail URCA : Université de Champagne Ardenne DDCSPP/DDETSPP: Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations  DRH : Direction des Ressources Humaines CMD :Congé Maladie  AT :Accident de Travail Mission générale :  La secrétaire de l'UMST est l'interlocutrice des médecins de santé au travail, des agents de l'institution, de l'équipe non médicale de l'UMST, des étudiants, des directions fonctionnelles de l'hôpital. Elle occupe un poste à responsabilité administrative.  Elle doit être polyvalente et elle prend en charge des missions très variées. Tâches communes  et habituelles au secteur d'activité : Toutes les secrétaires du service doivent accomplir les tâches relatives à l'activité de tous les praticiens du service et au suivi de tous les agents et/ou étudiants. Convocation des services/pôles  en visite périodique  Numérisation des documents dans les dossiers selon le classement prévu (courriers divers, certificats, déclarations AT, PV CMD)  préparation des dossiers avant consultation médecins et IST: numérisation des documents légaux et  constitutifs du suivi Après consultation médecins et IST, gestion du dossier : complétude, formalisation de certains document(s) à la demande des autres membres de l'équipe pluridisciplinaire ; rangement du dossier ; Elaboration et envoi des dossiers de mutation Réception et tri des résultats d'examens des agents, soumission aux médecins et /ou aux IST Archivage des dossiers papiers du personnel médical et non médical (retraites, élèves etc) Sortie des dossiers agents pour les réunions institutionnelles (COME, absentéisme, COPRA RPS, .) Accueil téléphonique et accompagnement des agents dans leur démarche administrative, renseignements divers et guidage auprès des interlocuteurs de l'équipe de l'UMST Gestion de la prise de rendez-vous téléphonique Accueil physique des personnes pour renseignements et orientation des consultants Edition de certificats divers à la demande Saisie de courriers divers, certificats, etc... Gestion des dossiers de saisines du conseil médical départemental Gestion des demandes de temps partiels thérapeutiques, de maladies professionnelles Gestion des mails Gestion des commandes et distribution de fournitures de bureau : papeterie, documents divers , petites fournitures,czlendriers , piles  Gestion de réapprovisionnement de documents internes Gestion des demandes de réparation : faire les bons GMAO Saisie de compte rendus de réunion de service Participation aux projets de service Collecte et enregistrement de données en vue d'établir les bilans annuels d'activité du service ( grippe, covid, nbre de visites, ) Préparation de la file d'attente de la consultation de la psychologue Gestion administrative des nouveaux personnels de l'UMST : ADSN, badge,. Les missions spécifiques :  En lien avec les praticiens : Chaque secrétaire est rattachée à un praticien, cependant en cas d'absentéisme les secrétaires doivent se remplacer et connaitre les tâches à réaliser sur le poste de travail. Pour faciliter l'organisation et l'activité, certaines tâches et organisations doivent être harmonisées : prises de RDV,  préparation de consultations, accueil des consultants, tâches relatives à l'après consultation  filtrage de la communication aux médecins Les spécificités des postes doivent être connues de toutes les secrétaires. En cas de remplacement, la gestion des dossiers suivants est impérative : Radioprotection Hyperbarie CACES SSIAP Amiante Caractéristiques du poste  :  7h40 par jour du lundi au vendredi  Amplitude horaire : 8h00 à 17h00   L'emploi impose un travail prolongé sur ordinateur et de répondre à de nombreux appels téléphoniques. : la vue et l'audition sont sollicitées. Profil recherché : Profil recherché : Niveau d'études :  Baccalauréat de type secrétariat ou équivalent / diplôme agent administratif, secrétariat médical Formation informatique et logiciels dédiés Qualités requises :  Disponiilité Esprit d'équipe Rigueur professionnelle Sens de l'initiative Sens de l'observation et de l'organisation Gestion des priorités Adaptation, connaissance du vocabulaire médicale Gestion des émotions Résistance au stress Sens des relations humaines, capacité d'écoute, de communication, Discrétion professionnelle Respect du secret professionnel et de la confidentialité