Responsable Coordinateur des secrétariats médicaux H/F

Descriptif Le centre hospitalier de la Dracénie est un établissement généraliste qui groupe ses activités par pôles d'excellence : * Pôle médecine-urgences * Pôle gériatrie ; * Pôle Interventionnel ; * Pôle Soins Critiques Cardio Respiratoire ; * Pôle Médico-Technique ; * Pôle Santé Mentale ; * Pôle Femme-Mère-Enfant ; * Pôle Soins Oncologiques et d'Accompagnement. * Contexte : À la suite d'un départ à la retraite, notre établissement recherche un(e) responsable des secrétariats médicaux afin d'assurer la coordination, le bon fonctionnement et l'encadrement des équipes de secrétaires médicales. Positionnement : -Placée sous la hiérarchie du directeur des affaires financières, du contrôle de gestion, du bureau des admissions, de l'accueil standard et des secrétariats médicaux ; -Appuyée d'adjointes secrétaires référentes de pôles ; -Travail en relation étroite avec les chefs de pôles, cadres de pôles et cadres administratifs. Avantages : * Amicale * CGOS * Self * Parking personnel * Ateliers Bien-être * Activités sportives Missions principales La responsable de la coordination des secrétariats médicaux : -supervise l'activité des secrétariats médicaux ; -assure la hiérarchie des secrétaires référentes de pôles ; -assure une gestion annuelle des congés et absences des secrétaires, compatible avec la continuité de service et le niveau prévisionnel d'activité selon les périodes ; -définit les missions et tâches des secrétaires médicales ; -assure une bonne organisation de travail des différents secrétariats et l'harmonisation des pratiques ; -assure le suivi d'indicateurs d'activité des secrétariats, de performance et RH, réalise des audits et du contrôle interne ; -évalue la charge de travail des secrétaires médicales ; -objective les besoins de ressources nécessaires à la réalisation des missions et tâches ; -contrôle et garantit le respect des cibles organisationnelles ; -affecte les ressources en fonction des besoins des différents services ; -anticipe les modifications à prévoir en fonction de l'évolution de l'activité et des ressources (départs, absences,) ; -construit une gestion prévisionnelle des emplois de secrétaire médicale ; -détermine les priorités de formation spécifiques au métier de secrétaire médicale ; -travaille en lien étroit avec les secrétaires référentes de pôles et organise des réunions de service régulières avec celle-ci ; -organise avec les secrétaires référentes de pôles des réunions de service de pole de secrétariat au moins tous les deux mois ; -se déplace régulièrement au sein des services ; -fait remonter toute difficulté et est force de proposition après des trios de pôles ; -supervise l'usage des outils numériques (fait remonter le paramétrage et les besoins pour améliorer logiciels métiers, en lien avec la DSIO) ; -développe des actions permettant la bonne tenue des dossiers en lien avec les attentes du DIM, et le respect des exigences réglementaires et de bonnes pratiques (indicateurs HAS) ; -assure la bonne réalisation du codage en lien avec le DIM et le responsable du bureau des admissions ; -met tout en uvre afin d'assurer l'absence de retard du codage ; -participe à la coordination du parcours administratif du patient ; -porte la mise en uvre des démarches qualité et garantit le respect des procédures d'identito-vigilance ; -assure une veille réglementaire et des recommandations de bonnes pratiques. Compétences attendues -Aptitude à la gestion de projets ; -Compétences en management d'équipe et animation de réseau ; Capacité à piloter des projets transversaux et à fédérer les équipes autour d'objectifs communs ; -Avoir une bonne connaissance de l'organisation hospitalière ; -Avoir une excellente connaissance du fonctionnement des secrétariats médicaux ; -Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques et des logiciels métiers. Qualités requises -Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et esprit d'initiative ; -Excellentes qualités relationnelles, diplomatie, sens de l'écoute ; -Capacité à gérer des situations complexes, à arbitrer et à accompagner le changement ; -Aptitude à la communication institutionnelle et à la diffusion d'informations stratégiques. Profil recherché Niveau de diplôme : -Bac +3 à Bac +5 privilégiés, dans le domaine administratif, médico-social ou gestion. Catégorie statutaire : -Catégorie A privilégiée ; catégorie B possible selon expérience. Expérience professionnelle -une expérience en tant que secrétaire médicale est appréciée, notamment dans le grade d'assistante médico-administrative (AMA) ; -une expérience confirmée en encadrement d'équipe, idéalement de secrétaires médicales, est requise. Conditions d'exercice -Quotité de travail : 100% -Régime horaire/organisation du temps de travail : forfait cadre (19 RTT/an)