Responsable Archives, Dossier patient et identitovigilance

Descriptif PRESENTATION GENERALE ET SITE D'AFFECTATION Présentation générale : Les Hôpitaux Nord-Ouest Tarare-Grandris comptent 424 lits et places : 62 lits de médecine, 30 lits de SMR, 12 lits de court séjour gériatrique et 320 lits d'EHPAD. Ils disposent également d'un plateau technique avec 2 salle de blocs ambulatoires, d'un service d'imagerie médicale (scanner, radiographie, échographie, doppler, mammographie), d'un plateau de rééducation et des consultations spécialisées. De construction récente (2017), l'hôpital de Tarare se situe à 45 km de Lyon dans une ville qui offre une qualité de vie élevée dans un environnement privilégie (centre-ville de Lyon à 40 minutes, accès direct gare SNCF). Le Responsable Archives, dossier patient et identitovigilance est rattaché au médecin DIM. MISSION GENERALE ET ACTIVITES DU POSTE Mission générale : Responsable des archives du dossier patient et de l'identitovigilance pour l'HNO TAG Activités du poste : Le responsable des archives a pour rôle d'assurer à la fois la collecte, le tri, le classement et la communication de toutes les archives générées par les services de l'Hôpital Nord-Ouest Tarare (hôpital, EHPAD et IFAS), sur support papier et informatique, dans le respect des règles juridiques en vigueur. La conservation des archives par l'établissement ne concerne pas les archives définitives, celles-ci devant être versées aux Archives Départementales. Le responsable des archives est associé aux projets institutionnels afin de d'améliorer en amont la gestion de l'information produite par l'établissement. Le responsable des archives est le correspondant identitovigilance pour l'ensemble de l'établissement et membre de droit de la cellule identitovigilance. Le poste s'inscrit dans une dynamique territoriale impulsée par le GHT (DIM et Direction informatique de GHT) ce qui permet un exercice en autonomie mais en réseau et l'association à la dynamique de travail et de projets du GHT. CONNAISSANCES et COMPETENCES REQUISES Prérequis formation/expérience : Master 2 spécialité archives Connaissances principales : GESTION DES ARCHIVES : les « 4C » COLLECTER - Organisation et prise en charge de versements CLASSER - Etablissement d'un instrument de recherche conforme à la réglementation - Etablissement d'un récolement des archives - Tri et éliminations réglementaires CONSERVER - Rangement dans des conditionnements adaptés et dans des locaux - Recherche des dossiers égarés COMMUNIQUER - Communication aux services administratifs - Communication aux secrétariats médicaux (Dont recherche d'antériorités) - Communication des dossiers médicaux aux patients ou à leurs ayant-droits - Communication au public au titre des archives publiques - Suivi des communications ORGANISATION DES ARCHIVES : Plan d'archivage et tableaux de gestion Sensibilisation, conseil et formation des agents à la gestion de leurs propres dossiers et à l'utilisation des outils archivistiques mis à leur disposition Accessibilité à tous Mise en place de procédures et protocoles Participation aux projets institutionnels GESTION DU SERVICE Accessibilité à tous Gestion administrative du service et du personnel (locaux, matériel, ressources humaines, etc.) IDENTITOVIGILANCE : référent identitovigilance de l'établissement Fonctions : - Organiser l'identitovigilance au sein de l'HNOTAG conformément aux exigences réglementaires et aux bonnes pratiques d'identitovigilance - Etre l'interlocuteur privilégié de la direction, des instances et de l'ensemble du personnel en matière d'identitovigilance Missions : - Pilote la cellule identitovigilance HNOTAG - Représente l'établissement au sein de la COMIV GHT - Participe à l'élaboration de la politique d'identitovigilance des patients en lien avec la direction, les instances et la COMIV - S'assure de l'adéquation des pratiques avec les exigences de l'identitovigilance - Assure le suivi des indicateurs locaux définis en CIV et mène des audits réguliers - Analyse les évènements indésirables liés à l'identitovigilance, propose les actions correctives - Rédige les procédures locales et participe à la rédaction des procédures GHT - S'assure de la formation et de la sensibilisation du personnel - Supervise les activités d'identitovigilance et le traitement des anomalies (doublons, collisions, fusions, etc.) à partir des signalements internes et des signalements externes en provenance d'autres établissements du GHT ou de partenaires, en particulier le laboratoire - Réalise la veille réglementaire et technique - Dans le cadre de la certification, prépare avec le RAQ-GR la cartographie des risques et gère le processus en tant que copilote, participe aux instances de pilotage qualité GESTION DU DOSSIER PATIENT INFORMATISE Ouverture et clôture de droits d'accès Paramétrage de documents Dépannage de premier recours Compétences métiers/techniques : La réglementation des archives des Etablissements Publics de Santé L'arrêté interministériel de 1968 déterminant le cadre de classement des archives anciennes et modernes et les tableaux de gestion de 1994 à 1996, ainsi que les législations postérieures applicables aux établissements publics de santé La législation applicable à la communication de dossiers médicaux L'institution dans son intégralité ainsi que le fonctionnement des services L'ensemble des documents archivés par les services et les lieux d'archivages La nature et l'origine du document à archiver Les instruments de recherche issus du cadre de classement Compétences transversales : Utiliser le cadre de classement par séries Utiliser la procédure du dossier patient classé par NPP (numéro patient permanent) Gérer (ajouter, conserver et détruire) les archives médicales et administratives Manipuler les outils informatiques Office et outils métiers (bases de données, outils de recherche Réactualiser le plan d'archivage de l'établissement Savoir être : Méthode Rigueur Sens de l'écoute Respect du secret professionnel Sens du travail en équipe IDENTIFICATION DU POSTE Grade : Attaché d'administration hospitalière, Technicien supérieur Hospitalier ou Adjoint des cadres Métier : Responsable des archives Type de contrat : Titulaire ou CDI Date de prise de poste souhaitée : 06/01/2025 CONDITIONS DE TRAVAIL Quotité de travail : Poste à temps plein avec possibilité d'exercice à temps partiel Horaires et organisation de travail : Forfait jour